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Gerenciamento de projetos

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6 dicas para elaborar e apresentar um relatório para diretores

Produzir e apresentar um relatório para diretores e C-Levels (CEO, CIO, CTO, etc.) é uma tarefa desafiadora, que exige ótimo grau de informação por parte do orador e uma série de cuidados sobre a elaboração do documento.

As dificuldades são ainda maiores quando o responsável pela produção do relatório executivo tem uma pegada muito técnica, carente do senso de liderança e habilidades de comunicação. Sem tais recursos, a tendência é entregar um relatório complexo e de baixa qualidade.

Por outro lado, é preciso estar ciente de que se está apresentando informações a um grupo de pessoas importantes, cujo tempo é extremamente valioso, e que elas aguardam por soluções.

Sendo assim, o que apresentar aos envolvidos? Como apresentar fatos relevantes aos diretores? Se ficou curioso, leia até o final do texto para conhecer 6 ótimas dicas para elaborar e apresentar um relatório para diretores.

1. Seja objetivo ao dispor informações

Um bom relatório executivo requer objetividade do documento, ou seja, a elaboração de um texto claro e conciso que, embora seja composto por menos parágrafos em comparação a relatórios de dez páginas, possa reunir a informação eficientemente.

Outro fator que merece atenção é o ritmo da apresentação. O tempo dedicado pelos diretores para assistir à apresentação é altamente valioso e, em hipótese alguma, deve ser desperdiçado.

Ao fazer uma abordagem direta e simples, você evitará margens para diferentes interpretações e excesso de subjetividade nos textos, pois isso pode acarretar discussões desnecessárias. Tenha sempre em mente que diretores, geralmente, têm pouca disponibilidade para ler algo extenso.

2. Utilize gráficos para facilitar a comunicação

Um relatório não é formado apenas por textos e indicadores. É importante que os elementos sejam dispostos em gráficos na elaboração do relatório para diretores como um todo, e não somente na apresentação de dados.

Nos casos de gráficos que exibem estatísticas, como históricos e índices de desempenho, faz toda a diferença aplicar um esquema de cores com a finalidade de tornar o conteúdo mais intuitivo.

Por exemplo, usar a cor verde para indicar estabilidade; amarelo para fatores que requerem atenção; vermelho para indicar problemas; e preto para fatos altamente críticos.

Já os aspectos visuais, presentes em todas as páginas do relatório, devem ser pensados como elementos que destacam a relevância do conteúdo. O documento será melhor apresentado, mesmo que isso signifique adicionar mais páginas ao arquivo.

Supondo que as informações coletadas sejam relevantes, imaginemos como seria se elas fossem colocadas sem o mínimo de organização, em páginas vazias em termos de design? Seria um relatório simples, porém cansativo e difícil de ler.

Por outro lado, um relatório executivo em que os parágrafos ocupam posições bem selecionadas, podem apresentar mais ênfase às informações e, ao mesmo tempo, acrescentar fluidez ao texto, tornando a leitura mais agradável.

3. Busque pelo equilíbrio no uso de dados

Sabemos que um relatório para diretores deve ser informativo, portanto, a validade do documento passa diretamente pelo uso de dados. Quando bem-apresentados, os dados despertam a atenção dos espectadores.

Entretanto, o uso excessivo de dados é algo que compromete tanto a qualidade do relatório, quanto a sua própria apresentação. Primeiro porque dá margem a informações irrelevantes, ou inconsistentes e, segundo, porque os dados precisam ser explicados, podendo prejudicar o andamento do processo.

É imprescindível que os dados sejam validados e, sobretudo, tenham algo importante a dizer. Do contrário, sendo eles dispensáveis, é melhor anexá-los ao apêndice — para que sejam analisados pelos diretores posteriormente.

4. Esteja preparado para responder a questionamentos

Durante a apresentação de um relatório para diretores, naturalmente ocorrerá perguntas. Por vários motivos, os executivos querem saber do que realmente interessa. É importante, então, não se prender por muito tempo num determinado assunto — falaremos sobre isso mais adiante.

Mas como se preparar para esses momentos? Sair da zona de conforto é essencial, isto é, ir além dos temas que já domina. Uma boa dica é buscar inserir-se cada vez mais no negócio, de modo a desenvolver o conhecimento necessário para responder a perguntas que se espera dos C-levels.

Lembrando que o ideal é adquirir habilidades ligadas à liderança, assim você unirá o seu sólido conhecimento técnico a atributos de comunicação que irão capacitá-lo para fazer apresentações de alto nível.

5. Apresente o ROE do negócio no relatório para diretores

A rentabilidade está sempre no topo dos interesses de quem participa dessas reuniões, principalmente quando investidores e acionistas estão presentes. Para isso, é válido apresentar o Return on Equity — ROE (ou Retorno sobre o Patrimônio).

O ROE é um indicador que consiste no cálculo do lucro líquido que a empresa obteve utilizando recursos próprios, dividido pelo Patrimônio Líquido (total de ativos). Supondo que um investidor tenha aplicado R$10.000 e alcançou um lucro líquido de R$5.000, significa que a rentabilidade foi de 50%.

6. Discurse de maneira estratégica

Lembra-se quando falamos sobre não gastar muito tempo com apenas um assunto? Pois então, este é um exemplo de como devemos nos comportar estrategicamente durante uma apresentação. A questão é: por quê?

Simplesmente, não há apresentação que desconsidere o fator tempo. Haverá sempre uma programação a ser seguida, sobretudo em reuniões, visto que ela desloca a diretoria de suas ocupações, ou seja, os convocados precisam voltar o quanto antes.

O nosso conselho sobre ser direto e sucinto nos argumentos é a chave para concluir a apresentação em tempo hábil e, também, prender a atenção dos diretores. Por exemplo, iniciar a apresentação abordando pontos importantes para a tomada de decisões é uma boa tática.

Ter um propósito mais ambicioso do que meramente apresentar as informações, desde que tenha conhecimento para tal, pode ajudá-lo a transparecer maior profissionalismo e, consequentemente, agradar a diretoria. Como fazer isso? É simples: proponha algumas possíveis soluções em vez de apenas mencionar os problemas.

Ao seguir as dicas para elaborar e apresentar relatório para diretores, temos certeza de que todos os envolvidos serão beneficiados pela qualidade do documento e a maneira como ele será entendido na reunião.

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Entenda o que é e para que serve o Business Model Canvas

O Business Model Canvas (tela de modelo de negócio, em português) é um método que nos possibilita visualizar o negócio todo em apenas uma página, em vez de recorrer a documentos extensos, repletos de textos pesados e números, para entender como a empresa funciona.

Já imaginou como seria apresentar a parceiros, por exemplo, o seu modelo de negócio numa única tela, usando elementos intuitivos e menos textuais, e ainda poder atualizar o documento sem comprometer a estrutura? Pois bem, é isso que o Canvas proporciona!

Mas como o método funciona? Quais são suas vantagens em relação ao que as empresas fazem tradicionalmente? Que benefícios o Canvas traz? Há ferramentas específicas para criá-lo? É o que responderemos neste conteúdo. Acompanhe!

Como funciona o Business Model Canvas?

Fazer com que todo um modelo de negócio seja compreendido num único documento, em tese, parece desafiador — sobretudo às empresas que já operam há muito tempo.

A tarefa, no entanto, é mais simples do que parece. Comecemos pelo fato de que o Business Model Canvas é composto de nove elementos, sendo a compreensão desses o primeiro passo para entender como ele funciona. Veja:

  • atividades-chave: operações e processos cruciais ao negócio;
  • canais: meios de contato entre empresa e cliente;
  • custos: custos indispensáveis inseridos no modelo;
  • fontes de receita: todas as possibilidades de gerar dinheiro, como vendas de produtos, aplicações de investimentos, serviços alternativos etc.;
  • parceiros-chave: fornecedores e parceiros fundamentais estrategicamente;
  • proposta de valor: que valores serão entregues? Quais conflitos do cliente a empresa busca solucionar?;
  • recursos-chave: principais recursos para o funcionamento do modelo de negócio;
  • relacionamento com o consumidor: tipo de relação, como interativa, terceirização, consultoria, serviços automatizados etc.;
  • segmentos de cliente: quem são os principais clientes.

A junção desses elementos permite a visualização completa de como o negócio opera, pois traz as mais importantes informações relativas à infraestrutura, às finanças, aos clientes e à oferta de serviço.

Quais as diferenças entre Business Model Canvas e os planos de negócio tradicionais?

É válido destacar que o Business Model Canvas não invalida o plano de negócio convencional. Isso significa que até as empresas experientes, cujos modelos estão muito bem definidos, podem criar um Canvas para ser usado em momentos oportunos.

O que acontece é que um plano de negócios fortemente estruturado com base no histórico da empresa — o que implica alto volume de números, índices e metas — tende a ser extenso e, portanto, não é apropriado para o Canvas, visto que o documento deve ser sucinto.

Por sua vez, o Business Model Canvas é ideal para a rápida validação do modelo de negócio, trazendo uma visão macro de como ele é executado, sem que uma ampla quantidade de métricas seja aplicada. Ou seja, é uma excelente alternativa para startups e empresas que estão ingressando no mercado.

Quais as vantagens do Business Model Canvas?

Confira, a seguir, quais as vantagens do modelo:

  • facilita o entendimento do plano de negócio;
  • auxilia no foco ao que é mais importante;
  • favorece debates sobre o modelo de negócio, pois o documento é amplo e, ao mesmo tempo, leve;
  • simplifica a apresentação do modelo a parceiros e investidores; e
  • permite alterações a qualquer instante, portanto, reflete o momento da empresa.

Quais as ferramentas online para a criação do Canvas?

Canvanizer

O Canvanizer é uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, bastando optar pelo modelo de sua preferência e preencher um formulário com o título do Canvas e o endereço de e-mail.

Leanstack

Mais do que uma ferramenta, o Leanstack é uma plataforma a qual permite ao usuário criar seu Canvas rapidamente, sem que se perca tempo planejando, com a aplicação de métricas fáceis de acompanhar.

Strategyzer

O Strategyzer é uma plataforma que já atendeu mais de 5 milhões de usuários, e que fornece, além do criador de modelos, cursos online, materiais ricos, metodologias, treinamentos, entre outros serviços.

Agora que você entende o que é o Business Model Canvas e conhece algumas ferramentas capazes de auxiliá-lo, já pode iniciar o desenvolvimento dentro de sua empresa. Essa é uma metodologia prática e clara de enxergar um negócio no âmbito interno e externo de atuação.

Aproveite e ajude a difundir o conhecimento: compartilhe o artigo com seus amigos nas redes sociais!

Empowerment: vantagens e importância da tecnologia para seu sucesso

No universo corporativo, o empowerment (empoderamento, do português) é uma estratégia que consiste em delegar, aos colaboradores, poderes de decisão e liberdade em ações corporativas, concedendo a eles autonomia, responsabilidades e desenvolvimento em aspectos de liderança.

Por que “empoderamento”? O termo designa “liberação de energia”, o que, no âmbito corporativo, está relacionado a habilidades e conhecimentos. Na prática, quanto mais colaboradores puderem contribuir de maneira determinante, melhor.

O conceito tem se popularizado cada vez mais entre as empresas, devido às suas necessidades de:

  • melhorar o ambiente organizacional;
  • reduzir custos;
  • otimizar e agilizar processos;
  • engajar as equipes; e
  • modernizar a forma de trabalho.

Nesse sentido, o empoderamento é uma ação providencial; essa mudança na cultura organizacional é capaz de conceder às companhias o que elas precisam.

Agora que já sabemos o que seu negócio pode conseguir com o empowerment, falaremos mais detidamente sobre como ele funciona, como implementá-lo e suas principais vantagens. Vamos começar?

Como funciona o empowerment?

Basicamente, o empowerment descentraliza o poder de decisão, comumente centralizado pelo gestor, delegando novas tarefas e responsabilidades a outros colaboradores, tornando as equipes autogerenciáveis.

A princípio, a tática privilegia o individual, porém, na prática, os colaboradores trabalham cientes de que suas ações abrangem a coletividade e, também, de que exercerão a liderança integradamente com os colegas.

Portanto, o empowerment faz com que empregados pertencentes a áreas distintas tenham autonomia e, ao mesmo tempo, trabalhem em conjunto para o sucesso da empresa.

Como implementá-lo?

Implementar o empoderamento na empresa não se resume a atribuir tarefas substancialmente importantes aos funcionários; é imprescindível que haja mudança na filosofia da organização e ações precisas. Algumas delas são:

Autonomia aos colaboradores

Por exemplo, não há como aplicar o empowerment sem que os colaboradores tenham a devida autonomia para tomar decisões. A confiança, por parte da empresa, é considerada fator elementar para promover tais mudanças.

Supondo que erros sejam cometidos pelo empregado, puni-lo ou restringi-lo da nova função comprometerá a autonomia. Quanto a isso, o empowerment deve ser encarado como processo de aprendizado, portanto, os erros têm que ser corrigidos.

Em contrapartida, o reconhecimento e as demonstrações de satisfação são de suma importância para o sucesso do empowerment. Não hesite em elogiá-los e agradecê-los quando um bom serviço é prestado.

Definição de parâmetros

Outro aspecto importante na implementação do empowerment é o estabelecimento de parâmetros, tais como: prazos, preços e margens de lucros, evitando que o colaborador necessite solicitar autorização a cada ação a ser realizada.

Por exemplo, nem sempre o João, colaborador, sabe o que é permitido (ou não) fazer em determinadas situações, o que o leva a consultar e pedir autorização de Fernando, seu gestor. Sendo assim, sempre que surge um problema, o procedimento se repete.

Sem parâmetros bem definidos, o colaborador não conseguirá exercer sua liderança e, ainda, acarretará lentidão nos processos. Reiterando, a ideia é dar liberdade para os funcionários, não prendê-los às decisões do gestor.

Uso de tecnologias

Por conta da transformação digital e da rápida evolução da tecnologia, hoje, é possível não apenas trazer o empowerment para o negócio, mas acompanhá-lo de maneira eficiente, avaliando resultados e fornecendo orientações.

Logo, investir em recursos tecnológicos que facilitam a aplicação do empowerment e a mensuração de resultados tornará a estratégia ainda mais eficiente.

Contar com soluções de integração de sistemas, mapeamento de processos, Big Data e dashboards, por exemplo, ajuda a garantir o acompanhamento de tudo que acontece, graças aos recursos de automatização e outras praticidades oferecidas por ferramentas de TI.

Quais são as vantagens do empowerment para a empresa?

Redução de processos burocráticos

A descentralização de poderes numa hierarquia organizacional é um passo importante para desburocratizar os processos de negócio, visto que, tradicionalmente, os líderes tomam pra si um excesso de funções — de modo que nada aconteça sem suas análises e aprovações.

Em meio a isso, com a cultura do empoderamento, o gestor pode delegar tarefas aos funcionários que considerar aptos a realizá-las, os quais se encontrarão motivados o bastante para fazer um bom trabalho.

Com essa produtiva interação entre os colaboradores, o ambiente ganha mais cabeças pensantes e, consequentemente, adquire uma visão abrangente. Isso acaba se refletindo em decisões ágeis e soluções bem elaboradas.

Além disso, nenhum líder fica sobrecarregado, tampouco decisões cruciais permanecem na fila de espera. Ou seja, quanto maior o número de pessoas com autonomia para agir, melhor será a fluidez dos processos.

Identificação de novos talentos

Descobrir novos atributos em seus funcionários é sempre uma grata surpresa para a empresa, sobretudo, quando dizem respeito a aspectos de liderança, assegurando que seus colaboradores têm condições de construir carreiras sólidas.

Ao identificar novos talentos, a empresa reconhece aqueles que deve reter, investindo em treinamentos que, além de aperfeiçoá-los, os deixarão mais comprometidos em alcançar posições importantes.

O equilíbrio proporcionado pelo empowerment também faz parte do benefício, visto que o empregado, já adaptado a exercer liderança, não fica acomodado, crente de que seja intocável em seu posto. Por outro lado, quem precisa desenvolver habilidades interpessoais adquire rica experiência.

Motivação extra para a equipe

A cultura do empowerment desperta, no colaborador, a motivação necessária para que ele permaneça engajado, comprometido e disposto a entregar resultados.

Isso porque ele começa a enxergar oportunidades para conquistar suas metas — crescer na empresa, assumir funções importantes, conseguir melhores salários etc. Logo, na medida em que os objetivos da empresa e do colaborador estão alinhados, a sinergia entre as partes é maior.

Compartilhamento de informações

Quando informações relevantes não são compartilhadas, a tendência é que decisões equivocadas sejam tomadas e, com isso, a organização perde em eficiência. Por essas e outras, estabelecer um bom nível de comunicação é essencial.

Devido à integração de pessoas promovida pelo empowerment, a informação circula com transparência e clareza, evitando que a incerteza se faça presente no momento de agir, ou que dados não fiquem à disposição.

Vale destacar que a centralização da liderança faz com que muitos insights relevantes não cheguem ao conhecimento da companhia, visto que os colaboradores não estão, na prática, alinhados aos processos maiores.

Esperamos ter esclarecido o básico sobre empowerment, do conceito à aplicação, não deixando dúvidas quanto a seus benefícios para as empresas. Para receber novos artigos como este em primeira mão, basta assinar nossa newsletter! Vamos lá!

Saiba como aplicar o Design Thinking na sua empresa

As empresas precisam inovar constantemente para prender a atenção do público, realizar lançamentos de novos produtos que conquistem o mercado, superar a concorrência ou melhorar os seus processos internos.

Dessa forma, organizações de qualquer nicho podem utilizar técnicas de Design Thinking para estimular o pensamento criativo dos seus profissionais. A abordagem não está mais restrita aos designers como no passado e gradativamente vem sendo utilizada no mundo corporativo.

Assim, se você quer saber mais sobre os conceitos e como sua empresa pode aplicar o Design Thinking no dia a dia da organização, acompanhe este post!

O que é Design Thinking?

O Design Thinking é uma abordagem que tem a premissa de aliar os processos de uma empresa à sensibilidade do design, que ao observar a necessidade do ser humano, procura, no uso da tecnologia, buscar soluções inovadoras.

A abordagem pode ser muito útil na rotina corporativa para buscar novas ideias para melhorar os processos, lançar novos produtos e otimizar os serviços prestados.

Para desenvolver as estratégias, o Design Thinking mantém as pessoas como foco da atenção, preservando a empatia, sem abrir mão da inovação, com o propósito de encontrar uma solução focada nas necessidades do seu consumidor.

Quais são as etapas para aplicar o Design Thinking?

A metodologia possibilita que a empresa entenda as necessidades do seu cliente ou usuário por meio de processos de identificação, análise e síntese, ideação e prototipagem. Descrevemos a seguir cada etapa:

Identificação ou descoberta

A princípio, na etapa de identificação, é importante que seja apontado um problema ou questão que ainda não tenha uma resposta muito clara.

Uma técnica eficiente para potencializar a descoberta de soluções pode ser o brainstorm (tempestade de ideias). Com a finalidade de levantar o máximo possível de respostas, reúna uma equipe multidisciplinar para buscar novas ideias. Dessa forma, soluções que ainda não foram imaginadas pelo time, até então, envolvido no problema, podem surgir.

Algumas perguntas podem ser feitas para guiar o levantamento das soluções, por exemplo:

  • até o momento qual é o entendimento do problema?
  • o que pode ser levado em consideração que ainda não havia sido pensado?
  • como a solução do problema pode ser um diferencial na vida das pessoas?

Análise e Síntese

O foco dessa fase é buscar a empatia do usuário, entender quais são as suas dores, quais são as suas necessidades ou o que ele busca naquele serviço ou produto. Alguns cuidados devem ser tomados para identificar a carência do consumidor, usuário ou responsável pelo processo. As ferramentas que podem ser aplicadas nesta etapa, podem ser:

  • cartões de insights: consiste em ajudar a equipe a realizar reflexões rápidas e ativar a criatividade utilizando as observações baseadas nos dados reais.
  • diagramas de afinidades: trata-se da forma como os cartões de insights são agrupados e organizados, podendo ser por afinidade, semelhança ou familiaridade.
  • critérios norteadores: são as diretrizes que devem nortear o desenvolvimento das soluções inovadoras e não podem ser perdidas de vista.
  • mapas de conceitos: é representado graficamente com o objetivo de simplificar a organização visual dos dados complexos coletados no campo. As informações são distribuídas em diferentes níveis de profundidade e abstração.

Ideação

Nessa etapa, a solução é desenvolvida para atender o problema identificado e esmiuçado no início do processo. Como base para definir o resultado do estudo, são utilizados os dados levantados nas fases anteriores, em que você dimensionou os desvios e entendeu o que o seu cliente deseja.

As soluções devem ser baseadas nas necessidades do cliente, portanto, defina muito bem o perfil do usuário que será beneficiado com a solução.

Prototipagem

Na fase de protótipos, as propostas são refinadas por meio da representação de modelos que demonstrem a solução na prática. Aqui, também, os resultados deixam de ser apenas ideias e ficam tangíveis para a equipe envolvida no processo de inovação.

Estimule a criatividade da sua equipe nesse momento e encoraje-os a desenhar, moldar, escrever e fazer maquetes que potencializem a busca por soluções adequadas ao problema identificado.

Desse modo, novos testes e melhorias podem refinar ainda mais a solução proposta, enquanto ainda é um esboço. As mudanças nessa fase não trazem grandes prejuízos para o projeto e sim são oportunidades de melhoria.

De certo, as etapas apresentadas aqui servem apenas como uma base para aplicar o Design Thinking, podendo se adaptar às necessidades da sua empresa e tendo a possibilidade de ser dividida em mais ou menos fases. Cada problema analisado pode ser detalhado ou aglutinado em pequenas fases.

Quais são os benefícios?

Para se manter no mercado, as empresas precisam pensar de forma diferente para se destacar dos concorrentes e oferecer um diferencial estratégico. Por esse motivo, a abordagem do pensamento criativo pode ajudar as empresas na busca pela inovação dos seus processos no dia a dia. Os benefícios podem ser:

  • identificar todas as possibilidades de solução para selecionar as mais eficazes;
  • priorizar as necessidades do público-alvo;
  • desenvolver o potencial criativo da sua equipe, principalmente para solucionar problemas críticos;
  • promover a quebra de paradigmas da companhia no desenvolvimento dos seus serviços, produtos, estratégias e processos;
  • combinar o pensamento criativo da equipe com o pensamento corporativo.

Quais áreas podem utilizar o design criativo?

Empresas de todos os nichos podem utilizar a abordagem e aplicar o Design Thinking para melhorar os processos internos. Por exemplo:

  • empresas prestadoras de serviços;
  • desenvolvimento de produtos (novos ou renovação);
  • soluções digitais inovadoras;
  • serviços bancários;
  • serviços do governo (setor público);
  • modelos de negócios e empreendedorismo.

Como aplicar na sua empresa?

A abordagem pode ser implementada progressivamente dentro da empresa e deve ser contínua e intermitente, ou seja, não basta fazer apenas uma única vez.

Dependendo da área de atuação do profissional, a aplicação da abordagem pode representar uma mudança de cultura. Nesse caso, a implementação progressiva pode ser a melhor solução. Confira o que deve ser feito:

  • incentive a equipe a utilizar as técnicas para desenvolver novos produtos;
  • motive a participação de pessoas que não são da área de criação para participar de desenvolvimento criativo;
  • entenda que cada erro cometido, durante o andamento das técnicas, serve como aprendizado;
  • pense nas pessoas antes de qualquer coisa.

Em suma, aplicar o Design Thinking na sua empresa depende de pequenas ações e adaptações para mudar a forma de pensar da organização. A técnica pode ser considerada uma poderosa ferramenta de inovação para solução de problemas com foco na empatia com o consumidor, o que pode ser extremamente benéfico para a sua empresa.

Se a sua empresa quer continuar inovando e acompanhando as mudanças de comportamento sofridas pela transformação cultural, não deixe de dar uma olhada em nosso artigo sobre investimento em aplicativos móveis. Com certeza a leitura desse texto ajudará muito nesse assunto.

Veja como funciona o ciclo de vida do desenvolvimento de softwares

A criação e desenvolvimento de softwares é um processo complexo e que envolve várias etapas e profissionais. Elas envolvem a execução de refinamentos constantes, testes para rastrear falhas e o planejamento da criação de novos recursos. E, para evitar que a empresa tenha problemas durante cada uma dessas rotinas, é importante desenvolver mecanismos de controle precisos.

Para auxiliar gestores nessa tarefa, a empresa pode criar o ciclo de vida do desenvolvimento de softwares. Assim, ela conseguirá rastrear mudanças e próximas atualizações com precisão e eficiência. Quer saber mais sobre ele? Então acompanhe nosso post!

Quais as bases do ciclo de vida do desenvolvimento de softwares?

O ciclo de vida de desenvolvimento de softwares é um modelo de gestão que permite ao negócio ter um maior controle sobre a maneira como as aplicações são feitas. Todos os times responsáveis por executar os processos conectados à criação da aplicação terão a base necessária para programar, da forma mais eficaz possível, uma aplicação de alta performance. Assim, requisitos são seguidos e a empresa consegue evitar falhas a médio e longo prazo.

Em outras palavras, o ciclo de vida é o mecanismo utilizado por empresas para reduzir os problemas enfrentados durante a criação de uma aplicação. Ele é escolhido conforme a natureza do tipo de sistema que será criado e, uma vez integrado à rotina da companhia, dará as bases para que ela possa executar todas as atividades relacionadas à gestão da ferramenta na ordem e metodologia correta.

Quando um ciclo de vida do desenvolvimento de softwares deve ser utilizado?

Os ciclos de desenvolvimento de software podem ser utilizados em várias situações. As três principais envolvem a correção de bugs, a criação de novas funcionalidades e a descontinuidade de uma aplicação. Veja os motivos abaixo!

Resolução de bugs

Por mais eficientes que sejam os mecanismos de criação de aplicações, sempre existe o risco da empresa realizar um deploy de um sistema com algumas falhas em seu código-fonte. Justamente por isso, é importante ter um processo eficaz para que tais vulnerabilidades sejam eliminadas rapidamente após a distribuição da ferramenta para o usuário.

Nesse momento, o ciclo de vida pode ser utilizado para auxiliar gestores na execução de processos de testes mais seguros e precisos. Cada developer terá uma orientação mais precisa sobre como agir para identificar possíveis falhas e vulnerabilidades de segurança, assim como as rotinas necessárias para eliminar qualquer problema encontrado.

Criação de novas funcionalidades

Todo software de sucesso tem funcionalidades distribuídas regularmente para os seus usuários. Essa abordagem auxilia empresas a fidelizar consumidores e a manter a aplicação alinhada às tendências do mercado.

Por meio do ciclo de vida, a empresa passa a ter mecanismos para identificar e criar funcionalidades com mais agilidade. Torna-se mais fácil para a companhia mapear as funcionalidades mais utilizadas, identificar tendências e o que pode ser feito para melhorar a experiência de uso de suas aplicações. Dessa forma, fica mais simples criar um fluxo de entrega de novos recursos funcionais e inovadores.

Descontinuidade de uma aplicação

Muitas vezes, um software deixa de ser viável e é descontinuado. Nesse momento, o ciclo de vida dá ao empreendimento as bases para encerrar o seu suporte e, assim, evitar que os usuários fiquem sem alternativa. Isso poderá ser feito por meio de estratégias, como a oferta de novas aplicações ou mecanismos para manter o sistema utilizável mesmo que ele não vá receber mais atualizações.

Quais os modelos de ciclo de vida do desenvolvimento de softwares existentes no mercado?

Diante das diferentes necessidades de empresas, muitos modelos de ciclo de desenvolvimento de software foram criados ao longo dos anos. Em cascata, incremental, espiral e de prototipagem são alguns exemplos. Confira abaixo as características dos mais populares:

Modelo em cascata

Criado em 1970, esse é um modelo considerado mais tradicional. No modelo em cascata, uma nova etapa só pode ser iniciada após a anterior ser concluída, documentada e aprovada pelo cliente.

A ênfase desse modelo está nas etapas de planejamento e desenvolvimento do sistema. Mais fácil de ser gerenciado, ele tem pouca abertura para mudanças, o que tornou-se uma das suas principais críticas.

Modelo evolutivo

No modelo evolutivo, há mais abertura para mudanças. Ele tem como base a ideia de que, no momento do planejamento, não há a necessidade de considerar todos os requisitos da aplicação. Há uma constante troca de dados entre cliente e desenvolvedor, permitindo que o software seja modificado continuamente para atingir as necessidades dos usuários.

Entre os principais motivos para uma empresa adotar esse modelo, está a sua maior flexibilidade. A empresa conseguirá manter o projeto mais receptivo a mudanças e conseguirá garantir que, ao seu fim, todas as funcionalidades estarão moldadas de acordo com aquilo que o usuário necessita. Porém, pode ser mais difícil delimitar a definição do escopo e da arquitetura e os prazos.

Modelo de prototipação

A prototipação é uma abordagem em que a empresa passa a visualizar o ciclo de desenvolvimento do software como uma rotina evolutiva. As funcionalidades são entregues aos usuários como se fossem protótipos, permitindo que avaliações sejam feitas para identificar possíveis problemas, pontos que possam ser modificados ou removidos da aplicação final.

Quando a empresa adota a prototipação como forma de gerenciar o ciclo de desenvolvimento do software, ela tem mais mecanismos para identificar se a aplicação é viável, atende às necessidades do seu cliente e tem funcionalidades bem estruturadas. Assim, as chances de entregar um produto com falhas ou com uma experiência de usuário de baixa qualidade caem significativamente.

A criação de um processo de desenvolvimento inteligente e conectado com as necessidades do usuário é fundamental para que a empresa possa entregar um produto de qualidade. Os developers terão mecanismos mais precisos para planejarem as suas rotinas, evitarão erros e conseguirão executar um trabalho de maior qualidade. Além disso, a alocação de recursos será mais eficaz e econômica.

Em outras palavras, quando o ciclo de vida do desenvolvimento de softwares estiver bem estruturado, a companhia terá mais capacidade para criar produtos mais inteligentes e eficazes. As funcionalidades poderão atender a um número maior de pessoas e, assim, o sucesso da aplicação será garantido.

Agora é a sua vez: quais são as suas estratégias para criar aplicações de sucesso? Conte para nós no campo de comentários! Vamos lá!

O que é Kanban e como utilizá-lo para melhorar a gestão da empresa?

Organização e planejamento são as chaves para o sucesso de qualquer projeto, independentemente de sua escala. Dito isso, você ficaria surpreso com a quantidade de processos que ficam perdidos no meio do caminho, gerando retrabalhos desnecessários e uma série de atrasos. Mas existem alguns métodos para evitar esses cenários. Por exemplo, você sabe o que é Kanban?

O que é Kanban?

De forma bem simples, é uma metodologia de produção japonesa baseada em um grande quadro, visível a todos. Ela começou nas linhas de produção industriais, em que todos precisavam saber em que passo estava a produção a todo momento.

Para isso, colocaram um quadro com cartões coloridos e colunas que representavam seu progresso. Dessa forma, sempre que alguém concluía ou começava uma tarefa, era só mover o cartão e todos saberiam.

Ainda não sabe se essa metodologia é para você? Então continue acompanhando e entenda melhor o que é Kanban e como aplicá-lo. Boa leitura!

Quais são as vantagens do Kanban?

Fácil orientação para toda a equipe

Um grande quadro no centro da empresa ou em um arquivo compartilhado é bem mais fácil de acompanhar do que todos os memorandos de um gestor de equipe. Cores contrastantes são sinalizadores melhores do que notas de rodapé e podem ser compreendidas independentemente do idioma. É a forma mais simples e eficaz de manter todos atualizados em relação às atividades da equipe.

Claro, para atingir esse benefício, você precisa ter uma boa primeira reunião, com todo o treinamento necessário e, se possível, uma legenda. Dessa forma, todos podem começar no mesmo passo e sempre poderão revisar os conteúdos que esquecerem durante a produção.

Estabelecimento de prioridades

Entendendo o que é Kanban, você já deve ter notado como isso ajuda a equipe a estabelecer prioridades. Com todas as tarefas facilmente visíveis, é bem mais fácil para o time estabelecer quais delas devem ser cumpridas hoje, quais devem ser entregues sem falta e quais podem ser descartadas, caso o prazo fique muito apertado.

Ter uma lista bem estruturada de prioridades é um dos aspectos mais básicos do planejamento de projetos. Em atividades como o desenvolvimento de softwares, o produto após finalizado entra em uma fase de evolução e suporte contínuo e nunca é realmente finalizado. Na maior parte do tempo, vale mais a pena saber o que pode priorizado nas tarefas do projeto e entregar rapidamente algo de valor para o cliente.

Diminuição de gargalos

Caso você não saiba, um gargalo é algum estágio do projeto no qual as tarefas tendem a se acumular, de modo que a saída seja menor que a entrada — por exemplo, quando há muitos clientes na fila do mercado, mas só um caixa está trabalhando. Logo, você verá que ela fica maior e isso começa a custar muito em produtividade.

Felizmente, como o seu quadro de Kanban exibe todas as tarefas para a equipe, é bem mais simples entender como esses gargalos começam e evitar que eles se formem. Se alguém sabe que haverá muita demanda para determinada fase do projeto, logo, essa pessoa pode focar nessa área antes que as tarefas se acumulem.

Como aplicar o Kanban em sua empresa?

Estabeleça os estágios do projeto

Agora que você sabe o que é Kanban, o primeiro passo para colocá-lo em prática é entender quais são os estágios envolvidos no projeto. Esses são representados por colunas diferentes dentro do quadro. Não há uma fórmula específica, basta que você liste os passos que levam até a entrega daquela tarefa.

Por exemplo, em um projeto simples, você pode seguir estágios como “em espera”, “em produção” e “concluído”. Para algo mais complexo, você pode adotar mais complementos, como “em espera”, “em produção”, “aguardando avaliação”, “sob avaliação”, “concluído”. Tudo depende do tipo de projeto que você está conduzindo e do nível de complexidade do processo em si.

Liste as tarefas a serem executadas

Com um quadro elaborado e pendurado em sua parede (ou em uma planilha compartilhada), é hora de começar a listar todas as tarefas que devem ser executadas, do começo ao fim do projeto. O ideal é que elas sejam abrangentes o suficiente para que seu quadro não fique completamente poluído, mas não tanto a ponto de elas se resumirem ao tempo total de produção.

Por exemplo, se executar a receita de um bolo fosse um projeto, suas tarefas poderiam ser divididas em “pesquisar receita”, “comprar ingredientes”, “separar os utensílios necessários”, “preparar a massa”, “preparar a cobertura e outros complementos”, “cozinhar” etc. Nenhum dos itens é muito profundo, mas todos estabelecem o que você deveria fazer.

Execute e atualize o quadro

Não adianta entender o que é Kanban se você não utilizá-lo na prática. E o que isso significa? Simples: cumprir as tarefas que já foram listadas e movê-las entre as colunas à medida que avançam nos estágios de produção. Não atualizar o quadro inutilizaria todo o esforço de elaborá-lo.

Claro, se cada um tentar mover as tarefas por conta própria, pode ser que ocorra alguma confusão no processo. Talvez alguém se esqueça de atualizar o quadro, por exemplo. A solução mais simples é ter alguém responsável por essa tarefa. Não precisa ser um gestor ou alguém exclusivamente dedicado. A equipe pode se revezar, deixando cada um assumir essa responsabilidade de tempos em tempos.

Alie o Kanban às metodologias ágeis

O quadro de tarefas Kanban tem uma sinergia muito boa com outras formas de projetos, especialmente as ágeis. De forma bem resumida, essas metodologias focam no cumprimento de tarefas dentro de intervalos menores de tempo. Por exemplo, se um software deve ter 3 funcionalidades, cada uma deve ser considerada como uma tarefa separada.

Você já deve ter notado a correlação aqui. Com estratégias de projeto ágeis, como SCRUM, é possível focar na entrega de valor e organizar a equipe de acordo com os objetivos imediatos e claros em vez de um grande projeto nebuloso. Você logo vai notar como isso melhora a produtividade do seu time.

Agora que você entende melhor o que é Kanban e como usá-lo, é hora de colocar um quadro na parede da empresa e começar a preenchê-lo. Quer tirar mais alguma dúvida? Então deixe um comentário com sua pergunta e logo responderemos.

PMBOK pode ser aplicado em sua empresa? Descubra aqui!

O guia de conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos, mais conhecido como PMBOK, compila as melhores práticas para planejamento, execução e monitoramento dos mais diversos tipos de projeto.

Empresas de todos os portes podem utilizar o guia com o objetivo de melhorar os processos internos de desenvolvimento dos seus projetos. As diretrizes abordadas podem ser usadas de acordo com a particularidade de cada empresa, podendo implementar todo ou parte do que orienta o guia.

Se você quer ter uma visão geral das diretrizes do PMBOK, acompanhe este post.

Qual é a definição de PMBOK?

A autoria do PMBOK, que em inglês significa Guide to the Project Management Body of Knowledge, é de responsabilidade do PMI (Project Management Institute).

A publicação foi reconhecida como guia padrão de gerenciamento de projetos pelo American National Standards Institute (ANSI) em 1999. O documento pode ser considerado como um guia completo contendo as principais diretrizes de conhecimentos de gerenciamento de projetos.

Ao todo o PMBOK já teve seis versões e a mais recente foi publicada em 2017. O guia tem a premissa de melhorar continuamente e acompanhar a evolução das organizações para que as suas práticas sejam sempre abrangentes às empresas de todos os perfis.

Quais são as etapas de um gerenciamento de projetos?

As definições de projeto garantem que ele deve ter a característica de ser único, devido a isso, muitas incertezas podem surgir ao longo do seu desenvolvimento.

Ademais, ao aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos, são reduzidas as chances de insucesso e de outros problemas, como a falta de planejamento das atividades, o extrapolamento de custo e prazos estabelecidos, retrabalhos constantes, etc.

O PMBOK aborda que o projeto pode ser dividido em cinco fases do ciclo de vida. Confira a seguir:

  • iniciação: nessa fase do projeto é concebido o conceito geral, como a definição do escopo, os requisitos, as restrições, estimativas preliminares, a definição do gerente de projetos e a submissão do projeto para aprovação;
  • planejamento: quando o projeto atinge essa fase, é sinal que já foi aprovado, e então, deve ser um pouco mais detalhado. Descrevendo em maiores detalhes as tarefas, o desenvolvimento do cronograma, a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e o desenvolvimento dos documentos de planejamento de todas as áreas de conhecimento do projeto;
  • execução: nessa etapa é a execução do que foi planejado e o registro das entregas. É comum nessa fase ocorrer mudanças enquanto o projeto está sendo executado. Existem técnicas e ferramentas para controlar essas mudanças;
  • monitoramento e controle: os documentos emitidos nessa fase visam garantir o acompanhamento da execução do projeto em relação ao que foi planejado previamente. O monitoramento é feito por meio de indicadores de desempenho, ações corretivas, preventivas, entre outros;
  • encerramento: essa fase é tão importante quanto às demais, o projeto precisa concluir o escopo e realizar o encerramento de todas as entregas planejadas, além de registrar as lições aprendidas durante o andamento do projeto para que elas possam ser utilizadas futuramente em outros projetos.

O que são as áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos?

O PMBOK é composto por processos, ferramentas e técnicas válidos para gerenciar qualquer tipo e tamanho de projeto.

Na sua versão mais atual, lançada em 2017, a sexta edição do guia apresenta 49 processos distribuídos em 11 áreas de conhecimentos que são sugeridos para gerenciar um projeto. A seguir, descrevemos brevemente cada uma das áreas:

Gerenciamento da integração

O gerenciamento da integração visa alinhar todas as demais áreas de conhecimento. Essa área permite que gerente de projetos tenha uma visão holística dessas áreas e entenda os melhores caminhos para integrá-las. Com essa visão, o gerente pode identificar onde é melhor concentrar os esforços e recursos para evitar replanejamentos e retrabalhos visando garantir o sucesso do projeto.

Gerenciamento de escopo

O objetivo dessa área é a realização das atividades necessárias para entregar os produtos, serviços ou resultados. Aqui é feito o entendimento das especificações e requisitos do escopo, bem como se ele todo está compreendido e o que deve ficar de fora do projeto.

Gerenciamento do cronograma

Essa área de conhecimento mudou de nome na última versão, na quinta era “Gerenciamento de Tempo”. O objetivo aqui é acompanhar o cumprimento dos prazos determinados para cada fase do projeto. O gerente deve incluir todos os processos do desenvolvimento e acompanhar cada etapa.

Gerenciamento de custos

O objetivo do gerenciamento de custos é estimar e controlar o orçamento do projeto de modo que ele não ultrapasse o valor aprovado. Dessa forma, o gerente de projetos estabelece políticas e procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar o custo de acordo com as necessidades.

Gerenciamento da qualidade

A qualidade do projeto está diretamente relacionada à satisfação do cliente, por isso merece uma área dedicada ao controle e garantia das expectativas do solicitante do projeto. Para isso, o gerente deve verificar as condições da equipe e do ciclo de vida do projeto para satisfazer as necessidades do cliente.

Gerenciamento de recursos

O gerenciar de recursos também sofreu alterações na mais nova versão do PMBOK. Essa etapa agora não é responsável apenas pelos recursos humanos, mas também engloba materiais e equipamentos. A função do gerente de projetos é fazer a gestão de todos os insumos durante o andamento do processo.

Gerenciamento de riscos

Gerenciar riscos tem o objetivo de identificar precocemente desvios e tendências e planejar as ações para reduzir os impactos que possam comprometer o projeto. Lembrando que riscos podem ser positivos ou negativos.

Gerenciamento das comunicações

A comunicação, assim como as outras áreas de conhecimento, não pode ser negligenciada, pois grande parte do tempo do gerente é dedicada a reduzir ou eliminar ruídos que possam atrapalhar o desenvolvimento do projeto. Para isso, ele deve planejar a geração, distribuição e armazenamento das informações em todas as fases do projeto com o objetivo de conectar todas as partes interessadas.

Gerenciamento de aquisições

Área destinada aos processos de compra e aquisição de bens e serviços externos à empresa executora. Nela são feitos o planejamento, a condução e o controle dos serviços que precisam ser terceirizados para dar andamento ao projeto.

Fazer o gerenciamento dos serviços contratados é extremamente importante para documentar e especificar o que está sendo adquirido, além de monitorar o desempenho do contrato e necessidades de eventuais mudanças durante o desenvolvimento.

Gerenciamento das partes interessadas

O objetivo dessa fase é engajar todos os envolvidos no projeto a participarem ativamente no desenvolvimento, definindo quem são as pessoas ou empresas que podem afetar ou influenciar o andamento e os resultados do projeto.

Em suma, a sua empresa pode aplicar as boas práticas internacionais compiladas pelo PMBOK no desenvolvimento de qualquer projeto. Como resultado, obter a otimização de recursos, reduzir as inconsistências e atrasos, bem como, ter a redução de fracassos em projetos.

Além disso, favorece que a padronização das atividades e gerenciamento sobre o andamento de todos os projetos da companhia sejam planejadas antes da execução e permitam melhoria continua dos processos internos da organização.

Agora que você tem a visão geral do PMBOK e pode aplicá-lo na sua empresa, assine a nossa newsletter para receber em primeira mão artigos sobre esse e outros assuntos relacionados.

Diagrama de Ishikawa: o que é e como utilizá-lo em seus projetos

Quando a sua empresa está passando por falhas sistêmicas nos processos, existem técnicas que permitem analisar e entender o que está causando esses problemas. Dentro das sete ferramentas da qualidade utilizadas em gerenciamento de projetos, existe uma técnica chamada diagrama de Ishikawa, que auxilia o gestor a entender o que está provocando os desvios.

Inconscientemente, o ser humano entende a identificação de problemas como algo negativo, porém, um bom gestor pode encará-la como uma oportunidade de encontrar falhas no processo de gestão da sua empresa, podendo, assim, corrigi-las o quanto antes, possibilitando o desenvolvimento e a melhoria dos resultados.

Se você quer entender melhor como utilizar a técnica no acompanhamento dos seus projetos, continue conosco! Boa leitura!

O que é o diagrama de Ishikawa?

O diagrama de Ishikawa tem a origem do nome baseada no sobrenome de quem criou a ferramenta — Kaoru Ishikawa. O objetivo do criador era fazer com que as pessoas pensassem sobre as causas e as razões da ocorrência dos problemas nos processos.

Existem outros nomes que também podem ser atribuídos a essa ferramenta, como espinha de peixe, diagrama de causa e efeito ou 6Ms. Entenda:

  • espinha de peixe: como o próprio nome diz, o formato do diagrama faz lembrar o corpo de um peixe;
  • diagrama causa e efeito: ganha esse nome em razão do objetivo de levantar as causas raízes que estão dando origem ao problema;
  • 6Ms: porque as seis principais causas que afetam os processos iniciam com a letra M, deu-se o nome 6Ms — método, máquina, medida, meio ambiente, mão de obra e material.

Muitas vezes, os gestores utilizam a denominação 6Ms, pois é a categoria de classificação das causas mais utilizada nos diagramas. A seguir, descrevemos cada uma:

  • mão de obra: falta de qualificação, indisponibilidade de recursos e imprudências;
  • método: a metodologia utilizada para executar o trabalho ou um procedimento durante o andamento do projeto;
  • matéria-prima: tudo aquilo é que utilizado para desenvolver o trabalho;
  • máquinas ou equipamentos: ausência de manutenção regular, indisponibilidade ou mesmo operacionalização de forma inadequada;
  • medida: impacto ocasionado por alguma decisão tomada ao longo do desenvolvimento do processo;
  • meio ambiente: interferência do meio no qual o projeto é executado no seu andamento, como poluição, poeira, chuva, calor, espaço confinado etc.

Vale lembrar, no entanto, que não é obrigatório aplicar os 6Ms em todos os diagramas. Assim, utilize apenas aqueles que fazem sentindo no processo analisado.

Como montar o diagrama?

Montar o diagrama não é muito difícil, basta seguir alguns passos e reunir a equipe correta, que tenha relação com problema, para que sejam identificadas as causas raízes de forma precisa. O diagrama pode ser feito em planilhas ou manualmente. Entenda:

  1. identificação do problema: esse é o passo mais importante, pois, se não for identificado o problema corretamente, todo o trabalho a seguir pode ser em vão. O problema deve ser mensurável e definido de forma objetiva;
  2. desenho da espinha de peixe com o problema detectado: com um traço projetado na horizontal, no final da linha, do lado direito, coloque o problema identificado. Posicione os 6Ms em perpendicular a cada traço desenhado, formando, assim, a espinha de peixe;
  3. brainstorm: com a equipe reunida, faça um brainstorm, levantando as causas para cada M desenhado no diagrama;
  4. análise das causas e dos motivos levantados: cada causa identificada deve ser priorizada em ordem de importância, e as ações para resolver os problemas devem ser formuladas.

Posso combiná-lo com outras ferramentas?

O diagrama de Ishikawa pode ser combinado com outras técnicas para analisar todos os aspectos que envolvem o processo da organização, por exemplo, desenhando o fluxograma dos processos da companhia para a identificação das falhas.

Além disso, é possível ordenar as causas pela quantidade de ocorrência, das que mais acontecem para as que menos ocorrem e, assim, desenhar o gráfico de Pareto.

Após encontrar as causas principais que estão afetando o desenvolvimento do projeto, a equipe envolvida pode propor ações utilizando o 5W2H para encontrar problemas que possam ser identificados por meio das perguntas: “What?” (o que será feito?); “Why?” (por que será feito?); “Where?” (onde será feito?); “When?” (quando será feito?); “Who?” (por quem será feito?); “How?” (como será feito?); e “How much?” (quanto vai custar fazê-lo?).

Outra possibilidade de combinação — e também muito importante — é o método PDCA (Plan – DoControlAct), que permite o controle e a melhoria contínua de processos e produtos. Essa combinação garante que os processos sejam executados de forma natural dentro da companhia.

Como utilizá-lo na empresa?

A utilização do diagrama espinha de peixe permite uma visualização mais fácil de todo o cenário do problema detectado e das suas causas raízes. Assim, o gestor pode tomar decisões e aperfeiçoar o processo, além de envolver a equipe diretamente relacionada à falha.

Devido à participação do time na busca pelas soluções, a criação do diagrama ajuda no entendimento dos processos, faz a equipe se envolver e sentir-se “dentro do problema”.

Quais as vantagens para a organização?

Na rotina das empresas, é normal que entraves ocorram o tempo todo, mas também é comum querer resolvê-los de imediato, como se estivesse “apagando incêndios”. Essa atitude pode estar mascarando falhas mais severas no processo.

Ademais, devido à pressa em resolvê-los, as suas origens não são identificadas. Ao utilizar o diagrama de causa e efeito, o gestor está investigando a fundo e procurando saná-las ou eliminá-las completamente.

Além de identificar a origem dos desvios, a empresa pode fazer a melhoria do processo continuamente para atingir as estratégias definidas, ao questionar-se sobre a razão de ocorrência de cada falha e ao criar oportunidades de melhorar e envolver a equipe na correção.

Em suma, durante o andamento de um projeto, é normal que surjam problemas — nenhum processo está imune a isso. Porém, o gestor deve estar atento e buscar se antecipar aos desvios, pois, quando o problema, de fato, acontecer, pode ser tarde demais. Os efeitos podem ser devastadores, como a parada do projeto ou o desperdício de recursos.

Aplicar o diagrama de Ishikawa não é muito complexo, mas pode ser muito útil para manter, sob controle, o andamento do seu projeto. A aplicação dessa medida permite uma visão geral do que está causando os desvios e traz mais facilidade no momento de decidir qual ação tomar.

Agora que você já sabe tudo sobre o diagrama de Ishikawa, se quiser continuar recebendo as nossas novidades, siga-nos nas nossas redes sociais: Facebook, Twitter, Google+ e LinkedIn.

Como utilizar a metodologia SCRUM nos projetos da sua empresa?

No desenvolvimento de projetos, especialmente na área de tecnologia, é bem difícil manter o ritmo e a produtividade por muito tempo. Além de não haver uma definição clara de quando um software está “concluído”, também pode ser que não haja uma rotina muito sólida de trabalho. Pensando nisso, muitas empresas nessa área adotam a metodologia SCRUM para guiar seus projetos.

De forma resumida, SCRUM é uma metodologia de desenvolvimento de sistemas e softwares baseada em ciclos, chamados Sprints. Cada ciclo tem um prazo delimitado, e o objetivo é agregar mais valor ao produto a cada Sprint. Dessa forma, sempre haverá um produto a ser entregue no final de cada interação.

Está pensando em aplicar a metodologia SCRUM nos seus projetos? Então veja aqui uma explicação rápida sobre como ela funciona e quais são seus principais benefícios!

Como funciona o SCRUM?

Papéis dentro do projeto

Além do papel de cada colaborador no processo de desenvolvimento, há duas funções características dentro do SCRUM. Estas são:

Product Owner (PO)

Para garantir o sucesso de qualquer projeto, é necessário manter uma visão clara e unificada sobre o que a equipe está criando. E a melhor forma de fazer isso é deixar alguém ter a última palavra sobre o que entra ou não no produto. Para isso serve o Product Owner.

Sua função é atuar como representante do público, alguém que pensa como o cliente final. Assim, se o PO disser que algo não é relevante para o projeto, é porque essa funcionalidade não seria relevante para o comprador ou usuário do software.

Scrum Master (SM)

Com alguém já mantendo a visão da equipe nos trilhos, ainda é necessário que outra pessoa guie essa equipe no processo de produção e garanta que os fundamentos do SCRUM sejam seguidos. Esse é o Scrum Master.

O trabalho desse profissional não é dar ordens, mas apenas orientar e liderar o time de desenvolvimento — por exemplo, explicando como certas prioridades devem ser ordenadas, como organizar melhor suas rotinas e garantindo que os prazos de cada Sprint sejam mantidos.

Product Backlog

Este é o primeiro estágio da metodologia SCRUM e um dos mais importantes. Antes de começar a trabalhar, o time deve ter uma noção das funcionalidades que serão inseridas no software e, a partir disso, das tarefas a serem cumpridas.

Na primeira reunião de todo projeto SCRUM, é criado um Backlog com a lista de prioridades da equipe. Dessa forma, se for necessário descartar algo (e sempre será), a equipe poderá escolher rapidamente.

Claro que essas prioridades podem ser revisadas. A cada ciclo de planejamento, pode ser uma boa ideia conferir o Backlog e determinar quais componentes do produto devem ou não subir na lista.

Sprint Planning

Como já mencionamos, cada período do projeto é chamado de Sprint. Para cada Sprint é escolhida alguma funcionalidade para ser entregue até o fim do período. E para coordenar a equipe, é feito um Sprint Planning, ou “planejamento de Sprint”, que serve para que as tarefas sejam listadas e distribuídas para a equipe do projeto.

Dentro desse período, também devem ocorrer reuniões diárias, as Daily Scrums. Estas são bem curtas, durando no máximo 15 minutos. Seu objetivo é esclarecer 3 questões: o que foi feito para ajudar o time; o que será feito hoje; se há algo que impeça algum colaborador de ajudar. Responder a isso de antemão pode te poupar muito trabalho ao longo do dia.

Quais são os benefícios da metodologia SCRUM?

Minimização de riscos

O maior pesadelo de quem trabalha com desenvolvimento de softwares é a falta de um espoco bem definido para desenvolvimento do projeto. Não é raro que todos os envolvidos acabem sugerindo novos recursos e funcionalidades no meio do processo, esquecendo as prioridades mais básicas. Desse jeito, nenhum dos recursos é finalizado e o produto fica com um monte de códigos incompletos.

Como essa metodologia busca entregar um produto mínimo viável a cada Sprint, essa é uma preocupação bem menor. No fim de cada prazo, você sempre terá algo que pode ser embrulhado e entregue ao cliente, mesmo que ainda faltem alguns ajustes. É bem melhor ter algo com os componentes mais básicos do que não ter produto nenhum, afinal.

Progresso mais transparente

Outra grande armadilha que a metodologia SCRUM tenta evitar é a falta de controle sobre os avanços da equipe. É comum que um time entre em desespero ou mesmo perca seu ritmo de produtividade quando não sabe se está próximo de atingir uma meta, negligenciando sua agenda ou forçando horas extras desnecessárias.

Ao realizar reuniões frequentes para acompanhar seu progresso, é bem mais difícil perder de vista o que está acontecendo até agora. Isso evita que a equipe tenha que trabalhar demais sem resultado ou que trabalhe pouco e perca prazos.

Foco na qualidade do produto

A maioria das empresas acaba focando mais nas rotinas e horas de trabalho do que na qualidade do produto entregue. Essa mentalidade leva a diversos problemas, desde colaboradores frustrados até problemas de planejamento. Manter o foco nas tarefas individuais, prazos e objetivos é mais importante para o cliente.

Ao usar o SCRUM, você deve dar prioridade à entregas com qualidade total, não ao quanto de horas cada um deve trabalhar por dia. Dessa forma, seu cliente pode ficar mais satisfeito e sua equipe administrará melhor o próprio tempo.

Otimização de recursos

Por fim, mas não menos importante, a metodologia SCRUM busca obter o máximo de produtividade com o mínimo de custos. Isso inclui recursos financeiros, tecnológicos, humanos e de tempo. Com planos mais simples e objetivos curtos, é mais fácil encontrar pontos para cortar gastos extras e minimizar desperdício.

Consequentemente, os esforços de cada profissional envolvido tendem a ser mais bem direcionados. Isso faz com que os indivíduos e a equipe como um todo sejam mais produtivos no dia a dia, entregando mais valor no produto em menos tempo. Isso te dará mais espaço para adicionar funcionalidades sem sobrecarregar o time.

Agora você já entende um pouco mais sobre metodologia SCRUM! Esta é a hora de colocá-la em prática nos projetos da sua empresa e aproveitar seus benefícios. Quer continuar acompanhando nossas novidades? Curta nossa página no Facebook e fique sempre por dentro das mais novas dicas e conteúdos!

Como se preparar para uma reunião com investidores? Entenda mais!

Aumentar o capital de investimento de uma empresa é difícil e demorado. Nesse sentido, é crucial que uma organização procure parceiros — dotados de poder aquisitivo para investimento — e articule uma apresentação convincente e interessante sobre como o negócio é promissor. Contudo, ainda existem muitas dúvidas relacionadas à preparação para uma reunião com investidores.

Inicialmente, você deve entender a composição do público e o objetivo da reunião. Estar completamente seguro envolve compreender a situação antes de apresentar o projeto.

As startups, frequentemente, preparam-se com um pitch para expor o negócio aos futuros investidores. Essa ferramenta de “venda” consiste em uma apresentação sucinta — de 15 a 20 slides — e objetiva mostrar os produtos, a tecnologia e a equipe que constituem a empresa.

Como o pitch é a ponta do processo — momento final — alguns cuidados prévios são necessários para garantir o seu sucesso. Continue a leitura e descubra quais são eles!

O que levar em consideração para fazer uma reunião com investidores?

A maioria dos empreendedores compartilha algo: eles estão completamente apaixonados por sua empresa e por seus produtos. O negócio os move, com entusiasmo e otimismo. Eles esperam, ansiosamente, para dizer a todos como a sua ideia vai mudar o mundo. Antes disso, porém, é necessário estudar como passar essas informações de forma adequada para as pessoas que ajudarão a impulsionar o seu negócio.

Identificar investidores é um processo, mas você pode realizá-lo usando informações publicamente disponíveis ou dados de um serviço baseado em inscrição — muitas vezes a um custo relativamente modesto.

Com a lista em mão, confie, primeiramente, em potenciais investidores com quem você tem um relacionamento pessoal e grande credibilidade. Convença um deles a investir. Dessa forma, ele se tornará um advogado para persuadir os outros.

Se a sua lista incluir perspectivas-chave que você ainda não conhece, trabalhe suas conexões para ver se algum de seus contatos pode fazer uma introdução. O LinkedIn é um ótimo recurso para esse tipo de redes profissionais.

Antes de se encontrar com qualquer investidor em potencial, aprenda tudo o que puder sobre ele. Isso inclui o estilo, a aposta mais bem-sucedida e o maior fracasso. Quais informações podem ser úteis na negociação com a formulação de argumentos?

Os investidores com aplicações inteligentes trazem muito mais à mesa que ativos fluidos. Eles também podem ter um valor imenso à medida que você constrói a influência e a consciência sobre o potencial de sua marca.

Siga um processo de planejamento estratégico

Você não precisa adotar um processo completo — de seis meses — do tipo que aplicaria em uma grande empresa. Contudo, você deve ter uma compreensão clara de alguns componentes principais. Podemos destacar:

  • mercado-alvo;
  • tamanho e crescimento do mercado;
  • proposição de valor do negócio;
  • perfil do cliente;
  • cenário competitivo;
  • roteiro de produtos;
  • plano nos 12, 24 e 36 meses;
  • principais marcos, especialmente nos próximos 18 meses.

Você também deve ter uma ideia aproximada de como ganhará dinheiro e recuperará o valor investido. Isso inclui as suas margens brutas, os custos de aquisição de clientes (CAC), o valor total de um cliente e as despesas operacionais ao longo do tempo.

Sem esse conhecimento de linha de base, é quase impossível obter capital externo de investidores.

Como se preparar para a reunião?

Existem muitas sugestões sobre qual deve objetivo da reunião e quais os materiais devem ser utilizados. No entanto, o que a maioria das pessoas não sabe é que preparar o público é igual ou mais importante que a própria apresentação. Nessa perspectiva, confira algumas dicas a seguir!

Estude o perfil dos investidores

Encontrar pontos semelhantes — eles conhecem pessoas comuns? Eles estudaram em escolas afins? Você já trabalhou em organizações similares? — fornecem uma base para a conversa inicial e quebra o gelo de forma agradável.

Confira seus investimentos passados

Em quem investiram? Qual é o seu último fundo? Quem eles seguem? Alguma empresa semelhante a sua ou concorrente figuram nessa lista?

Com essas reflexões, é possível inferir o perfil de investimentos de cada parceiro. Mostrar insights sobre o estilo de investimento deles durante a reunião pode impressionar e mostrar adequação às estratégias deles.

Leia as últimas postagens de blog / redes sociais dos potenciais investidores

Entenda a frequência com que eles se comunicam e sobre qual é a natureza de suas publicações. Isso ajudará você a entender estilo de cada um deles, moldando a sua linguagem e repertório na apresentação.

Afinal, o que fazer?

Na sequência, separamos algumas sugestões para você se preparar, da melhor maneira possível, e conseguir bons investimentos com o pitch.

Crie uma apresentação

Há arte e ciência no desenvolvimento de uma boa apresentação para investidores. O pitch deve transmitir a sua história e continuar descrevendo os aspectos-chave do negócio e dos produtos.

Você também pode incluir alguns destaques financeiros sobre como você planeja ganhar dinheiro, baseando-se em um modelo que tenha sido rigorosamente desenvolvido e fortemente examinado.

Sua apresentação é você. Pense o que é possível fazer para relacionar os slides a sua vida. Se estiver em uma reunião face a face com os potenciais investidores, eles estarão lhe avaliando, tanto quanto os seus negócios.

Eles podem confiar em você? Há segurança nas suas falas? Como você responde sob pressão? Você tem credibilidade?

Elabore um resumo executivo

É essencial praticar a sua apresentação com antecedência. Apenas não envie os slides do pitch antes da reunião. Conte, nessa fase preliminar, com um resumo executivo.

O objetivo desse recurso é fornecer informações suficientes, gerando interesse nos convidados. Destaque os fatos mais relevantes sobre a empresa, o produto e o mercado-alvo.

Desenvolva um conjunto de perguntas frequentes e pratique com um público hostil

Esse é um dos componentes mais negligenciados da preparação para reunião de investidores. Entretanto, treinar as perguntas possíveis, feitas de maneira hostil, constitui um dos elementos mais críticos do encontro e precisa ser treinado.

Aprenda com os investidores

À medida que você conhece os potenciais investidores, capture os comentários deles. Incorporar as ideias em seu pitch, resumo executivo e modelo de negócios. Tente aprender com todos.

Mesmo que tenha feito um exaustivo trabalho de preparação para o seu primeiro encontro em busca de investimento, você pode tornar a apresentação ainda mais forte, obtendo contribuições em cada reunião de investidores.

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