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Cristian Picoli

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Mapeamento de processos para a reestruturação interna na empresa

Se tem um dito empresarial que tem cada vez mais se firmado como verídico, é o que prega que mapeamento de processos é amigo dos resultados corporativos.

Isso porque já está claro que sem profundo conhecimento da realidade do negócio, não é possível traçar estratégias para estancar perdas e otimizar ganhos.

Mapear um processo nada mais é do que desenhar o fluxo das atividades que suportam a empresa. Trocando em miúdos, é como se fosse tirada uma fotografia do negócio e, ali, pudesse ser visualizado o estado real dos processos, envolvendo pontos fracos e fortes.

Esse raio X do empreendimento permite entendê-lo e alcançar a compreensão necessária para começar uma transformação positiva, minimizando problemas e explorando potencialidades.

Neste post, será demonstrado como o mapeamento de processos é vital para subsidiar pequenas revoluções que, aos poucos, colocarão as empresas no rumo certo para alcançar o sucesso desejado. Boa leitura!

Por que você deve mapear os processos da sua empresa?

Para entender a importância da formalização de processos, com registro de todos os fluxos e das regras que os regem, basta imaginar a situação inversa: pensar em uma organização que não tenha processos definidos é ter a imagem do caos. Ali, são constantes os erros, retrabalhos, sombreamentos e gargalos.

O dia a dia passa a ser uma luta constante de combate a incêndios. Assim que um se paga aqui, acolá outro começa. E esse ciclo não tem fim, onerando recursos, desviando a atenção de colaboradores e gestores e prejudicando que a empresa chegue a patamares de competitividade e perenidade no mercado.

O diagnóstico mais comum em organizações que mantêm processos mal estruturados e pouco documentados costuma registrar danos, como queda de produtividade, tempo exagerado para execução de tarefas, desperdício de recursos, riscos de diversas naturezas e desmotivação do corpo funcional.

Por isso é tão relevante iniciar um trabalho de mapeamento de processos, porque além de permitir enxergar a situação real da empresa, permitirá estabelecer fluxos repetíveis, controlados, confiáveis, seguros e eficientes.

Só assim os gestores terão uma visão ampla e realista das fraquezas e das forças da empresa. De posse das informações que só um mapeamento pode oferecer, administradores podem elaborar um planejamento efetivo para que iniciativas sejam implementadas rumo à melhoria do desempenho do negócio.

Como fazer um mapeamento de processos?

No mercado, existem técnicas já consolidadas para um mapeamento, inseridas em metodologias de gestão de processos empresariais.

Mas para uma abordagem mais prática sobre esse tipo de exercício, alguns passos podem ser citados como norteadores para gestores que desejam conhecer melhor o chamado “as is” (situação atual) do negócio, com vistas a estabelecer um futuro otimizado (ou “to be”). Acompanhe!

  1. O primeiro ponto é definir objetivos para o trabalho de mapeamento de processos: com o que ele pretende contribuir? Para a redistribuição das atividades entre setores, para acelerar o tempo de execução das tarefas, para trazer mais eficiência operacional ou para remodelar a estrutura organizacional são alguns exemplos.
  2. Na sequência, devem ser identificados os principais processos organizacionais. Exemplos: receber demanda do cliente, gerenciar o estoque, distribuir produtos, atender o cliente em pós-venda.
  3. Listados os processos mais relevantes, deve-se partir para a identificação das entradas e saídas de cada um deles. No exemplo do processo “receber demanda do cliente”, a entrada é a solicitação recebida e a saída é o registro da solicitação em determinado sistema.
  4. Deve-se, também, identificar os fornecedores e clientes de cada processo. No mesmo caso do processo “receber demanda do cliente”, o fornecedor é o próprio cliente, que entrega um insumo para o processo iniciar seu ciclo, e o cliente é o setor que será acionado após o registro da demanda, podendo ser o de estoque para separação do produto que acaba de ser comprado.
  5. Esses levantamentos geram uma sequência, que pode ser desenhada em um fluxo. Isso facilita a visualização das passagens de mão entre os processos e os intervenientes envolvidos.
  6. Com essa documentação em fluxograma, visualizar pontos de atenção e gargalos fica mais fácil.
  7. Até aqui já se tem elementos para propor melhorias para solucionar as fragilidades identificadas.
  8. Mais uma vez é produtivo transformar o desenho do processo ideal em fluxogramas para documentar o “to be” e as otimizações pensadas.

Pronto, em linhas gerais, pode-se dizer que seguindo esses oito passos será possível ter um mapeamento de processos e um processo racionalizado documentado. Mas o trabalho não para por aí.

É preciso tirar o mundo ideal do papel e praticá-lo no cotidiano da empresa. Depois, é importante monitorar o andamento dos novos fluxos por um tempo, identificar novos problemas e propor mais melhorias.

Isso constitui o ciclo de melhoria contínua de um processo e é isso que garantirá que a empresa estará atuando sempre no limite de suas possibilidades e sempre entregando o máximo de valor possível.

A partir do mapeamento de processos fica muito mais fácil reestruturar a empresa

Com tanta riqueza de informações em mão, o papel do gestor se empodera. E aí, melhorar fluxos e processos torna-se o básico e ações mais avançadas tornam-se viáveis. O melhor exemplo é a reestruturação da empresa como um todo.

Ora, se temos um retrato da organização, já sabemos onde há dificuldades e como elas podem ser solucionadas, por que não partir para uma melhora mais ampla envolvendo também mudanças na estrutura da empresa?

Essa é uma saída interessante para que problemas mais profundos sejam resolvidos com foco na causa. Também constitui um meio para sustentação dos processos otimizados que foram (re)desenhados na etapa anterior.

Durante o mapeamento, é muito comum perceber que sombreamentos e intersecções improdutivas são resultados de uma estrutura mal distribuída ou segregações indevidas. Assim, a cereja do bolo da gestão de processos pode estar exatamente na fase de reestruturação organizacional.

Isso porque transformações estruturais permitirão que cada colaborador e cada departamento recebam os processos com os quais podem lidar de uma maneira mais eficiente. Isso é uma premissa que possibilita que a empresa comece a fazer mais com menos e empregue os recursos disponíveis maximizando os resultados que cada um deles pode oferecer.

É importante frisar que uma reestruturação bem-sucedida impulsiona os negócios e permite experimentar alterações significativas e inovações no padrão vivenciado até então.

Com uma estrutura mais adequada às necessidades do negócio, a empresa ganha em diversos aspectos, especialmente nos relacionados às condições para responder oportunamente às exigências do mercado.

Benefícios da reestruturação de processos

Vimos até aqui defendendo que é útil mapear e reestruturar processos, mas ainda não citamos, objetivamente, os benefícios dessa empreitada. Conheça, agora, as principais vantagens desse tipo de iniciativa:

  • redução de falhas e de gargalos;
  • simplificação dos fluxos de trabalho;
  • minimização de desperdícios e redução de custos;
  • maior padronização garante mais qualidade às entregas;
  • repetibilidade dos fluxos dos processos permite maior controle sobre a esteira produtiva e gerencial;
  • mais fluidez na comunicação entre os setores;
  • maior disseminação dos conhecimentos na organização;
  • redução do tempo de passagem de bastão entre as áreas;
  • redução do tempo de resposta ao cliente;
  • maior eficiência operacional;
  • melhores condições para a tomada de decisão;
  • mais competitividade e melhores condições para maior rentabilidade do negócio.

Esses ganhos podem ser capturados tão logo sejam iniciadas as primeiras mudanças vislumbradas em um desenho de “to be”. Além de técnicas apropriadas, é importante utilizar ferramentas que permitam inserir as características de cada processo, para oferecer a projeção de tendências e cenários de atuação do negócio.

Vale a pena buscar parceiros especializados no mercado, para disponibilizar soluções que automatizem as atividades que comporão o processo otimizado e possibilitem medir sua performance. Isso trará maior controle e a garantia de que tudo andará conforme previsto naquele modelo elaborado com a intenção de aprimorar a realidade do negócio.

É assim que se começa uma cultura de resultados e de gestão eficaz: investindo em mapeamento de processos e evoluindo a empresa para que ela se aproxime, cada vez mais, de seus objetivos estratégicos.

A ATM Digital disponibiliza métodos, ferramentas e consultoria para promover a reestruturação de negócios com base em gestão de processos. Entre em contato conosco e conheça nossas soluções!

Descubra a diferença entre: data science, big data e data analytics

Não é segredo que o volume de dados disponível no ambiente digital está crescendo a um ritmo bastante acelerado. Na realidade, as pesquisas já indicam a existência de 2.7 zetabytes de dados no mundo digital, número que deve chegar a 180 zetabytes até 2025.

Como decorrência disso, organizações do mundo inteiro têm aproveitado esse imenso volume de dados para gerar insights, otimizando processos, facilitando a tomada de decisões e promovendo direcionamentos mais estratégicos para os negócios.

É nesse contexto que surgem data science, big data e data analytics, conceitos essenciais para quem pretende se manter competitivo no mercado nos próximos anos. Mas você sabe o que cada um deles significa?

A seguir, vamos desmistificar esses temas, para sanar de vez as suas dúvidas sobre big data, data science e data analytics. Vamos lá?

O que é big data?

O termo big data pode até ser novo, mas a prática de armazenar grandes quantidades de dados para análise posterior é antiga no campo da TI.

Foi no início dos anos 2000 que o analista Doug Laney propôs o conceito de big data tomando como base os três Vs. Eles são:

  • Volume: as organizações podem coletar dados a partir de diversas fontes, como redes sociais, bancos de dados públicos (plataformas governamentais, por exemplo) e streaming. Na prática, isso representa um volume enorme de informações! Ou seja, quando falamos de big data, estamos necessariamente nos referindo a grandes volumes de dados.
  • Velocidade: há quem diga que, em se tratando de big data, a velocidade de processamento dos dados é mais importante do que o volume. Isso porque, com a popularização dos dispositivos móveis e a facilidade de acesso à internet, a quantidade de dados disponíveis cresce a cada segundo. Além disso, acessar informações em tempo real (ou perto disso) permite que as organizações agilizem a tomada de decisões e saiam na frente da concorrência.
  • Variedade: como você já sabe, os dados podem ser coletados a partir de diversas fontes. Mas isso quer dizer que uma estratégia de big data deve ser capaz de analisar e extrair insights de uma grande variedade de dados, sejam eles mensagens em textos, fotos postadas no Facebook, sinais de GPS ou atualizações de redes sociais.

Ou seja, big data é definido como um conjunto de recursos, ferramentas e práticas voltado para o armazenamento e processamento de grandes volumes de dados, de uma forma mais eficiente, ágil e inovadora.

Mas mantenha em mente que o valor do big data não reside no armazenamento de dados, e sim no que é feito a partir deles.

E data analytics?

Basicamente, data analytics consiste na análise inteligente do grande volume de dados armazenado pelas empresas, coletado através de ferramentas de big data e de business intelligence (BI), por exemplo.

O principal objetivo dessa análise é encontrar padrões e gerar insights que possam ajudar as organizações em uma série de tarefas, como:

  • reduzir custos;
  • otimizar o tempo de produção;
  • identificar novas oportunidades de negócio;
  • entender tendências de mercado;
  • entender o comportamento dos consumidores;
  • desenvolver novos produtos;
  • realizar ofertas personalizadas;
  • otimizar a tomada de decisões.

Quer um exemplo prático? Combinando big data com as ferramentas de análise, é possível entender a causa de determinadas falhas no processo de produção quase em tempo real, ou até identificar comportamentos fraudulentos antes mesmo que eles impactem os processos da sua organização.

Mas para que data analytics seja eficiente e ágil, é preciso que as empresas definam detalhadamente e de antemão quais são seus objetivos e o que elas pretendem descobrir com a análise de dados.

Afinal, o que é data science?

Data science é um termo guarda-chuva que abrange os processos e técnicas relacionadas com limpeza, preparação e análise de dados.

É simplesmente uma ciência de dados, que combina estatísticas, matemática, programação e resolução de problemas para extrair insights e informações e encontrar padrões nos dados coletados.

Seguindo esse raciocínio, os profissionais capacitados para atuar neste campo são os cientistas de dados. Algumas habilidades exigidas de um cientista de dados são:

  • Programação em Python: esta é a linguagem de programação mais utilizada na data science, junto com Java, Perl e C/CC++.
  • Análise de dados não-estruturados: dados não-estruturados são aqueles que exigem pré-processamento para que informações possam ser extraídas. É o caso de vídeos, textos, áudios ou publicações em redes sociais, por exemplo. A partir de sua análise, é possível gerar diversos insights sobre perfis e comportamentos do consumidor, entre outras opções.
  • Conhecimentos em Hadoop e SQL: ambas as tecnologias estão relacionadas com o trabalho de um cientista de dados. Por isso, conhecimentos sobre bancos de dados relacionais e NoSQL são essenciais para um profissional da área.

Como os três podem trabalhar juntos?

A combinação de big data, data analytics e data science pode gerar benefícios consideráveis para empresas de todos os portes e em praticamente todas as indústrias. Mas o ideal é que, em vez de utilizar esses recursos em apenas um aspecto do negócio, eles sejam integrados totalmente à estratégia da empresa.

Conheça alguns benefícios de adotar big data, data analytics e data science nos seus negócios:

  • Fidelização de clientes: por meio da análise do comportamento do cliente, é possível identificar problemas no atendimento, falhas no produto/serviço fornecido ou outros fatores que geram insatisfação.
  • Decisões eficientes: a análise e organização dos dados permite que as decisões sejam tomadas com base em modelos bem fundamentados.
  • Inteligência operacional: com uma implementação bem-sucedida, é possível otimizar as operações da sua empresa, identificando ameaças ou problemas de performance em tempo hábil;
  • Campanhas personalizadas: se você conhece melhor os leads e clientes da sua empresa, fica mais fácil desenvolver campanhas eficientes e personalizadas, assim elevando as taxas de conversão.
  • Desenvolvimento de novos produtos/serviços: tanto empresas online quanto offline podem se beneficiar da análise de big data para o desenvolvimento de novos produtos e serviços. A ideia é que, ao entender as necessidades e comportamentos dos seus consumidores, sua empresa descubra como suprir essa demanda.

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Entenda como o big data analytics pode ajudar o marketing da sua empresa

Imagine se o time de marketing tivesse um objeto poderosíssimo. Ele seria capaz de “ler os pensamentos” de seu público-alvo e identificar de forma precisa seus desejos, necessidades e opiniões. Parece cenário de ficção cientifica? Na verdade, estamos falando de uma ferramenta real — o big data analytics. Você sabe como ele pode ajudar seu negócio a vender mais?

Em uma empresa, a principal função do marketing é tornar o produto ou serviço oferecido mais atraente para seu público-alvo. Para que isso aconteça, o departamento precisa conhecer, da maneira mais profunda possível, quem é esse cliente ideal — sua buyer persona.

A grande novidade é que, atualmente, o departamento pode contar com o big data analytics para realizar todo esse processo investigativo. Quer entender como? Então confira no post!

Como funciona o big data analytics

Trata-se da coleta, interpretação, análise e cruzamento inteligente de grandes volumes de dados, estruturados ou não, por meio de softwares de altíssimo desempenho. Esse processamento ocorre em um tempo extremamente reduzido, garantindo que o receptor tenha todas essas informações praticamente em tempo real.

De forma geral, ele coleta dados que vão desde o conteúdo de mídias sociais e estatísticas de ligações de celulares (pessoais), arquivos de bancos de dados, relatórios gerenciais, bases de empresas de cartão de crédito (empresariais) e indicadores macroeconómicos (cenário externo).

Há muitas outras fontes que fornecem informações para o big data analytics. Citamos essas apenas para que você perceba como essa ferramenta consegue cruzar dados pessoais, empresariais e referentes ao cenário externo para criar um panorama exato do mercado e do cliente com quem a sua empresa trabalhará.

A importância do big data analytics para o marketing

Como já falamos, para tornar o produto interessante para o público-alvo e contribuir para aumentar as vendas, o marketing precisa conhecer muito bem esse cliente ideal.

Como isso era feito até hoje? O próprio consumidor podia responder a essas perguntas. Porém, sabemos que, quando questionadas, as pessoas nem sempre são totalmente honestas quanto a diversos aspectos.

Para projetar a imagem que desejam, muitas pessoas utilizam uma espécie de filtro para suas respostas. Desta forma, nem sempre as informações coletadas são relevantes para o time de marketing ou até mesmo verdadeiras.

O big data soluciona esse problema à medida em que ele faz uma leitura não dos pensamentos, mas da realidade do seu público-alvo.

Como as pessoas estão conectadas a todo momento, ele utiliza as informações com as quais elas alimentam o sistema — fotos, check-ins, comentários, opiniões, visitas a sites, cliques — para mapear seus verdadeiros hábitos e preferências.

Desta forma, o big data reúne informações realmente relevantes, que ajudam a mostrar o produto certo, para a pessoa certa e no momento em que ela está mais propensa a comprar.

Ao fazer essas recomendações baseadas em análise e cruzamento de informações, a empresa consegue criar campanhas mais efetivas. O resultado é a redução do ciclo de vendas e o aumento do ROI dos investimentos em marketing.

Como o big data analytics otimiza as ações de marketing

Diante dessas características do big data analytics, percebemos que ele é capaz de:

Aumentar a clareza na definição do consumidor ideal

O cruzamento automático das informações acaba com a necessidade de fazer extensas pesquisas ou adivinhações a respeito do segmento ideal de mercado. A nova ferramenta permite que as empresas tenham um retrato exato dos seus consumidores de forma rápida e precisa.

Ela descobre facilmente as coisas que eles gostam, sites que visitam, redes sociais em que estão presentes ou até mesmo em que tipo de botões e anúncios eles clicam. Desta forma, a ferramenta traça um perfil exato com o qual o marketing pode trabalhar.

Pesquisar o mercado e analisar a concorrência

O big data consegue também monitorar tendências, analisar e prever movimentos de consumo. Eles apontam a popularidade de determinados tópicos em diversos países, linguagens ou outros critérios, para avaliar se eles são relevantes para seu público-alvo.

A ferramenta permite também coletar e analisar informações sobre os concorrentes e monitorar o resultado e a opinião do público-alvo sobre seus esforços.

Desta forma, ele aponta caminhos eficientes para superar a concorrência. Alguns exemplos são a criação de promoções específicas ou previsão ou a compra e manutenção em estoque de um produto que tende a ser mais procurado em um momento determinado.

Entender e conduzir a jornada de compra do consumidor

Imagine a vantagem de entender, de forma personalizada, qual é o processo daquele consumidor específico e sua trajetória no funil de vendas? Isso seria uma forma imbatível de oferecer o que ele precisa naquele momento — informação, interação ou produtos — para movê-lo ao longo da jornada de compra e levá-lo à conversão.

Ao combinar big data com uma estratégia de marketing integrada, é possível obter um impacto considerável no engajamento do consumidor, retenção e lealdade do cliente e performance das ações.

Personalização em tempo real

Por meio de algoritmos, é possível enviar ofertas aos consumidores, de forma individual e em tempo real. As empresas podem entender quais são os produtos e promoções que eles estão mais propensos a consumir, aumentando suas chances de vendas.

Isso pode acontecer tanto no comércio virtual quanto o físico. Um cliente pode receber cupons de desconto por telefone para um determinado produto de seu interesse quando estivesse dentro de uma loja, por exemplo, tornando a oferta irresistível.

Estreita o relacionamento da empresa com o cliente

Além de permitir o monitoramento da opinião dos consumidores nos diversos canais, inclusive nas redes sociais, o big data facilita o estabelecimento de um relacionamento entre a empresa e o cliente.

Um exemplo disso é a Amazon. Ela foi, provavelmente, um dos primeiros gigantes a utilizar esse cruzamento de informações para interagir de forma produtiva com seus clientes.

Com poucos cliques e palavras-chave o consumidor encontra o que deseja, compare preços, leia comentários e recursos do produto. Além disso, ele recebe indicações de opções similares ou que possam lhe interessar, de acordo com as preferências identificadas em suas interações.

Melhora a performance das ações de marketing

Com abordagens que vão ao encontro das necessidades e desejos dos clientes, as chances de converter uma oferta em venda se tornam muito maiores. Isso torna as campanhas de marketing mais efetivas, garantindo aumento significativo do ROI das iniciativas.

O papel do big data analytics na tomada de decisão

Devido à sua capacidade de analisar dados e prever tendências, o big data tira dos gestores a responsabilidade de fazer previsões baseadas simplesmente em know-how ou intuição.

Ele desenha cenários com tamanha precisão que pode — e deve! — ser utilizado como uma verdadeira “bússola gerencial”, utilizada para orientar a tomada de decisão.

Afinal, ele é capaz de mostrar com antecedência quais são os produtos e abordagens em que a empresa deve investir para obter os resultados desejados.

Entendeu como o big data analytics pode potencializar as ações de marketing na empresa? Gostou do post? Quer ter acesso a outros conteúdos como esse? Então assine agora mesmo a nossa newsletter e receba novidades imperdíveis diretamente em seu e-mail.

Tomada de decisão: por que utilizar dados na estratégia?

Saber analisar a enorme quantidade de informações corporativas é fundamental para a tomada de decisão de qualquer empresa. Diante de um cenário cada vez mais competitivo, os gestores precisam agir rapidamente e de forma inteligente. Seguir apenas a intuição é um grande erro — é necessário embasamento.

Nesse sentido, as novas tecnologias são aliadas em potencial. Elas transformam os dados em estratégias para que as organizações se destaquem da concorrência, atraiam mais clientes e gerenciem melhor os seus processos.

Mas, afinal, qual é a importância dos dados na estratégia empresarial? É sobre isso que vamos tratar no post de hoje. Continue lendo e saiba como lidar com tantos materiais de forma eficiente.

Qual é a importância da informação na tomada de decisão?

A tomada de decisão sempre envolve riscos, já que ela impacta diretamente diversos setores do negócio. Portanto, o gestor precisa saber coletar as informações corretas para que a organização continue a crescer, mas essa não é uma tarefa fácil.

É preciso adotar ferramentas e conceitos analíticos para decifrar os dados e extrair pontos relevantes. Eles devem vir de fontes internas, externas, redes sociais, transações financeiras, concorrência e muito mais.

Por exemplo, compreender quais são os hábitos, os problemas e as necessidades dos seus clientes é imprescindível para que a sua empresa ofereça um produto ou um serviço adequado a eles.

Vale lembrar também que cada ação depende do contexto e do momento. Portanto, mesmo que você pretenda fazer algo parecido com o que já fez no passado, lembre-se de considerar o cenário atual, os riscos e as oportunidades.

Devido à agilidade que o mercado exige, tomar decisões rápidas sem considerar as referências pode trazer prejuízos incalculáveis.

Quais técnicas adotar ao coletar dados estratégicos?

Para que a sua empresa alcance os objetivos desejados, utilizar técnicas para analisar os dados é de extrema importância. Vamos apresentar aqui as principais. Confira!

Business Intelligence (BI)

O Business Intelligence é uma das melhores ferramentas para entender os dados. Ela reúne teorias, metodologias e tecnologias para encontrar o que é mais relevante. Ao final, ele transforma milhares de materiais em conteúdos úteis.

Essa técnica considera combinações de dados reais que geralmente não têm relação entre si, mas que podem levar a resultados inesperados, possibilitando, com isso, agir de forma mais estratégica.

Além disso, essa metodologia compreende as decisões tomadas pela empresa anteriormente, a fim de melhorar o desempenho dos processos internos e verificar os resultados de métricas e indicadores estabelecidos.

O BI compila todas as referências, auxilia na análise delas e cria projeções e simulações, seguindo informações confiáveis. Dessa forma, os gestores conseguem entender melhor a situação do mercado e do próprio negócio.

Com todo esse conhecimento em mãos, fica mais fácil identificar oportunidades de crescimento, relacionar-se melhor com os clientes e se destacar da concorrência.

Big Data Analytics

Devido ao excesso de operações realizadas pelas empresas, geralmente os processos chegam a ser confusos e demorados, o que é um grande problema para a tomada de decisão, já que essa precisa ser efetiva e rápida.

Se você sofre com essa situação, é hora de apostar no Big Data Analytics. Esse é um conjunto de tecnologias que auxilia as organizações a otimizarem as atividades e a enxergar resultados em tempo real.

Esse método consiste em reunir todos os dados por meio de algoritmos complexos e softwares de última geração, a partir de diversas fontes, e analisá-los para encontrar novos padrões, tendências e bases para inovação.

O Big Data faz com que as instituições tenham embasamento para melhorar seus processos internos, aperfeiçoar os procedimentos de atendimento ao cliente e entregar soluções que realmente atendam aos anseios dos consumidores.

Como coletar dados para uma tomada de decisão mais assertiva?

Analisar os dados a fundo é a principal característica do BI, mas você precisa adotar alguns critérios para que os mais importantes sejam efetivamente compreendidos.

1. Utilize dados atualizados

Não adianta adotar as melhores técnicas do mercado se você trabalhar com referências desatualizadas. Você precisa explorar os números reais do negócio para fazer uma tomada de decisão assertiva.

Um problema comum nas empresas é depender exclusivamente de um profissional de TI para elaborar os relatórios, o que demanda muito tempo. Consequência disso é que, quando eles ficam prontos, os relatórios já estão defasados e não possuem mais utilidade.

2. Analise o comportamento do cliente

As novas tecnologias auxiliam imensamente a relação da marca com o consumidor. Portanto, entender o comportamento dele é fundamental. Uma boa opção é observar redes sociais que dizem muito sobre o seu público-alvo.

Além disso, você pode fazer pesquisas, conversar com o suporte e demais setores envolvidos diretamente com o cliente. Assim, será mais fácil compreender o que ele deseja e ir além das suas expectativas.

3. Verifique o nível de interesse do potencial cliente

Os leads, ou potenciais clientes, são aqueles que estão mais propensos a fazer uma compra com a sua marca, pois já possuem algum tipo de contato com ela.

O BI permite analisá-los pelo lead scoring, uma pontuação para cada lead, o que aumenta a efetividade de setores de marketing e vendas. Dessa forma, esses departamentos podem demandar mais esforço com pessoas que realmente estão dispostas a comprar.

4. Priorize as informações qualificadas

Como já dissemos, são milhares de informações que compõem os bancos de dados das organizações. Por isso, nada de trabalhar com aquelas que não fazem sentido ou que estão cheias de “achismos”.

O ideal é que haja um estudo qualitativo dos relatórios, em que se considere as experiências e observações de todos os elementos envolvidos no processo, como funcionários, mercado, situação financeira, investimentos e outros.

Para que a coleta influencie diretamente na tomada de decisão, ela precisa ser totalmente verdadeira, completa e detalhada.

As empresas se deparam com milhões de informações todos os dias, e o principal desafio é conseguir filtrar o que de fato é importante. Quem consegue analisar os dados aliando técnicas às novas tecnologias está à frente da concorrência e se destaca.

Uma tomada de decisão é rodeada de muitos riscos, e nada melhor do que referências reais para embasar uma ação tão estratégica e que pode decidir o futuro do negócio.

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Aprenda o que é Big Data Analytics e como ele interage com sua empresa

O Big Data Analytics é um conjunto de tecnologias que mais caracteriza a era digital. Nessa fase da história empresarial, volumes gigantescos de dados são produzidos durante os fluxos dos processos e assumem o poder de transformar a realidade dos negócios.

Assim, Big Data é um instrumento de apoio estratégico, baseado na coleta de dados em tempo real e em algoritmos complexos e softwares sofisticados que analisam, comparam e identificam padrões. Como resultados, essa solução é capaz de produzir insumos seguros para a tomada de decisão e insights para direcionamento dos rumos do empreendimento.

Na prática, essa tecnologia funciona como um trabalho de análise inteligente de dados, sejam eles estruturados (tabelas, por exemplo) ou não estruturados (textos, áudios e imagens).

As fontes desses insumos são diversas e tudo é transformado em subsídio para análises empresariais: dados gerados por ferramentas de BI, relatórios empresariais, arquivos de log, e-mails enviados e recebidos, indicadores, pesquisa de satisfação, estatísticas.

E esse rol ainda é incrementado com um advento muito representativo da atualidade: as redes sociais passaram a ser uma importante origem de dados não estruturados. Ali estão manifestações de clientes sobre produtos, informações sobre suas pretensões, dicas sobre as necessidades e expectativas do consumidor, dentre outros.

Siga a leitura deste post e conheça mais sobre o principal valor extraído de zetabytes colhidos em interações entre colaboradores, clientes e máquinas: a capacidade de colocar o negócio no patamar ditado pela recente transformação digital.

Como o Big Data Analytics interage com os negócios da empresa

Por muito tempo a análise de dados se limitou a cruzar a informações entre bases para produzir informações gerenciais. Com a evolução da ciência de dados, incrementos importantes passaram a estar à disposição das organizações, como modelos matemáticos e estatísticos robustos, metrificação de indicadores, antecipação de tendências, análise de cenários e proposição de caminhos viáveis para o negócio.

Com o Big Data, as empresas começaram a ter insumos para melhorar seus processos internos, reduzir o tempo de resposta e entregar soluções sob medida para a necessidade do cliente. Além disso, são coletadas percepções valiosas sobre o comportamento do consumidor, seu sentimento em relação à marca e tendências do mercado.

Nesse sentido, o Big Data Analytics se torna um “ente” presente no dia a dia dos negócios, já que as tecnologias que compõem essa solução são capazes de tratar informações de ponta a ponta. Nada escapa aos olhos do Big Data: histórico de compras efetuadas, contatos do cliente pela central de atendimento, produtos devolvidos, tempo de ausência do cliente, manifestações do cliente em mídias sociais e em sites de defesa do consumidor.

É aí que “acontece a mágica” e a TI passa a estar tão próxima do negócio que se transforma em uma engrenagem para a otimização de processos. Com o Big Data, o nível de interação entre informações trabalhadas e a realidade do negócio é tão grande que as táticas e estratégias empresariais passam a ser definidas com base nas predições, respostas e tendências apresentadas pelas análises dos sofisticados sistemas de análise de dados.

Acompanhe, no próximo tópico, como esses insights podem ser aplicados para agregar valor à realidade do negócio!

Como o Big Data Analytics tem transformado as estratégias das empresas

Sem estratégia não há competitividade. E o ponto de partida para planejamentos estratégicos efetivos é um pleno conhecimento da realidade do negócio (suas forças e suas fraquezas), do perfil do cliente e da atuação da concorrência.

Para isso, informações precisam ser depuradas a todo momento para compor o mindset que guiará os passos que a empresa tomará rumo aos seus objetivos.

Nesse cenário, o Big Data Analytics atua como fomentador de estratégias. Com esse conjunto de tecnologias, o modelo de tomada de decisão é incrementado, gargalos em processos são eliminados e a experiência do cliente é melhorada.

Confira algumas aplicabilidades do Big Data:

Marketing e CRM

Se tem uma área que é impactada positivamente com o Big Data é o Marketing. O relacionamento com o cliente é beneficiado de forma expressiva, já que a coleta de dados sobre o comportamento do cliente pode alimentar as estratégias que serão traçadas para engajá-lo e fidelizá-lo.

É possível capturar todos os “rastros” deixados pelo consumidor em suas interações com a empresa e em sua vida pessoal, como postagens em redes sociais, cliques em lojas virtuais, downloads de publicações digitais, checkins virtuais, tempo de navegação em determinado site.

De posse dessas peças, torna-se viável montar o quebra-cabeças e estratégias de comunicação e marketing acertadas ficam mais acessíveis.

Com esse tipo de atuação mais focada, também é possível oferecer produtos e serviços aderentes com as necessidades do cliente, em cada fase da sua vida. Assim, estabelecer uma jornada produtiva do consumidor em relação à empresa torna-se uma tarefa menos árdua.

Desenvolvimento de produtos

De posse de informações que ajudam a construir o perfil do cliente, o negócio passa a ter melhores condições de desenvolver produtos e serviços que sejam alinhados com as expectativas dos seus públicos de interesse.

Assim, se sistemas de Big Data demonstrarem que o cliente da empresa — que hoje só oferece loja física — navega constantemente em e-commerces de empresas do mesmo ramo, pode ser a hora de partir para uma mudança radical no modelo de negócio, tornando-o digital para que o espaço alcançado no mercado não seja perdido.

Prevenção de fraudes

Big Data é um instrumento para mitigar riscos de fraude. Isso porque a funcionalidade de rastrear os passos que um cliente dá pode sinalizar movimentações suspeitas.

Exemplos comuns são lançamentos em cartões de crédito. Quando valores e localizações muito diferentes dos padrões registrados no perfil de determinado cliente, rotinas de alerta de fraude são acionadas e ações contingenciais programadas previamente são iniciadas, como bloqueio do cartão ou envio de mensagem de confirmação para o celular cadastrado na base de clientes.

Gestão de crises

As análises preditivas do Big Data permitem que a empresa perceba seu posicionamento do mercado. Como tudo hoje é muito dinâmico, um status favorável não é motivo para tranquilizar gestores. Eles precisam estar atentos a eventuais oscilações e estar prontos para responderem rapidamente, se necessário.

A detecção de crises ainda em estágio de formação permite que a organização tome ações corretivas antes que o estrago se concretize. E, mesmo em casos em que não foi possível agir antecipadamente, ainda é possível tomar medidas para minimizar as consequências negativas que podem afetar o negócio.

10 motivos para investir em Big Data Analytics

Muitas são as vantagens da adoção de Big Data, como já apresentado neste post. Mas se fôssemos resumir os ganhos capturados pelas empresas que aplicam essa tecnologia no dia a dia, os principais benefícios seriam:

  1. Identificação de tendências e comportamentos de usuários;
  2. Racionalização dos processos da empresa, de forma que sejam adequados para a geração de dados;
  3. Integração de informações para melhoria do desempenho dos processos e do negócio como um todo, com reflexos positivos no gerenciamento de projetos estratégicos;
  4. Identificação de padrões que permitem a evolução do aprendizado de máquina, útil para o entendimento do perfil do cliente e para antecipar tendências;
  5. Abordagens mais precisas ao cliente, com linguagem apropriada e em um momento ideal para que a resposta seja positiva;
  6. Análise da concorrência, com clareza sobre seus pontos fortes e pontos fracos;
  7. Captação do sentimento do cliente e percepção do público-alvo em relação a produtos/serviços;
  8. Retorno do investimento em aplicação de estratégias, já que costumam atingir diretamente o alvo e trazem bons resultados em termos de vendas ou engajamento com a imagem da empresa;
  9. Alinhamento do negócio a modelos digitais, que hoje ditam a dinâmica do mercado.
  10. Tomada de decisão mais acertada, baseada em elementos de data driven, que trabalha com análise orientada por dados, indicadores e métricas de gestão do negócio.

Na prática, o Big Data é uma ferramenta para identificar negócios, analisar a reação do público-alvo e extrair informações de naturezas diferentes com o objetivo único de incrementar as estratégias de atuação.

Se no passado a expressão “o mundo acabará em papel” representava a realidade, hoje o novo mote é “as empresas sobreviverão por meio dos dados”. E só terão lugar garantido no mercado aquelas organizações que se prepararem para lidar com esse turbilhão de unidades de informação que se espalham em um ritmo alucinante.

Soluções de Big Data Analytics são o carro-chefe da ATM Digital. Entre em contato conosco e conheça as tecnologias que podem maximizar os resultados do seu negócio!

Desenvolvimento de sistemas: a importância das aplicações corporativas

O formato do desenvolvimento de sistemas para aplicações corporativas elaboradas para clientes específicos é muito diferente daquele praticado na criação de softwares para o consumidor final.

Um aplicativo corporativo é aquele utilizado por uma empresa para atender a demandas internas de gestão, produção e administração. Entre os tipos de aplicações corporativas mais conhecidas estão os ERPs (Enterprise Resource Planning) e os CRMs (Customer Relationship Manager), mas existem diversos outros tipos de softwares nessa área.

Neste artigo, falaremos um pouco mais sobre a importância das aplicações corporativas, como elas são concebidas e por que é importante uma atenção especial com a questão da segurança; boa leitura!

Como funciona o desenvolvimento de sistemas e softwares corporativos?

As aplicações desenvolvidas para empresas são softwares extremamente personalizados e específicos.

Quando uma desenvolvedora decide criar um aplicativo para o varejo, ela precisa primeiro entender quem é exatamente o seu consumidor e, a partir de dados confiáveis e pesquisas, traçar um perfil desse público para entender a demanda real do produto.

Com base nisso, será possível criar algo que atenda essas pessoas, de uma forma mais ampla, como as roupas vendidas em uma grande loja.

Mas se a aplicação será feita para uma empresa, o processo de concepção fica um pouco diferente: o público e os objetivos já estão muito bem definidos, assim com a existência de uma demanda. Ainda assim, cabe aos desenvolvedores a tarefa de se aprofundar na área do seu cliente para entender quais são de fato os problemas enfrentados por ele.

Uma aplicação corporativa então é como um terno feito sob medida: é fundamental que as necessidades da empresa sejam corretamente mensuradas e que o produto final consiga atendê-lo.

Hoje, boa parte dessas aplicações são entregues como um serviço, no modelo SaaS – Software as a Service.

Isso significa que, em vez de simplesmente vender o aplicativo, o fornecedor do software se responsabiliza pela estrutura e atualizações, cobrando uma assinatura para isso. Esse modelo de distribuição e comercialização acaba sendo mais vantajoso para o cliente, que precisa arcar com gastos e preocupações menores.

Qual a importância de uma aplicação corporativa?

A tecnologia está transformando a forma que o trabalho é realizado em todas as áreas e todos os mercados. Com um bom CRM, um empresa pode conhecer melhor o seu cliente e personalizar de forma automatizada a estratégia para lidar com cada um deles, maximizando as conversões.

Já um ERP centraliza processos e informações úteis do negócio, permitindo que tudo seja executado de modo organizada e proporcionando informações qualificadas para o processo de tomada de decisões.

Outros sistemas como ferramentas de Business Intelligence (BI), gerenciamento de projetos e Planejamento da Continuidade de Negócios (BCP) também agregam valor muito significativo para uma empresa, otimizando processos, aumentando a produtividade e reduzindo custos.

Por que integrar as aplicações web e mobile?

Hoje, já não faz mais sentido que um aplicativo corporativo possa ser acessado apenas por computadores. Em um ambiente cada vez mais dinâmico e exigente, as empresas precisam de soluções com mobilidade, que possam ser acessadas de diversos dispositivos.

Quando uma plataforma está disponível por acesso na web, como é o caso de muitos ERPs e CRMs, isso em teoria já permite que ela seja utilizada em smartphones, mas em muitos casos vale a pena ir além e desenvolver uma experiência totalmente otimizada para o mobile.

Em empresas que contam com grandes equipes de vendas, por exemplo, um aplicativo corporativo nos celulares dos vendedores permite que eles organizem, reportem e negociem com seus clientes com muito mais agilidade.

Usar um notebook para essa tarefa é desnecessário: o smartphone será mais prático, rápido e portátil, evitando que esse colaborador tenha que sair com uma mochila.

Com um CRM Mobile, os vendedores podem acessar todo seu histórico de vendas, conferir informações específicas de cada cliente e entender melhor o potencial de cada operação enquanto estiverem no campo. É possível inclusive preencher relatórios rapidamente de forma verbal e depois escutar a gravação em um momento oportuno.

A mobilidade é algo que traz benefícios para os aplicativos corporativos, facilitando o trabalho dos colaboradores e ampliando as possibilidades de uso desses softwares.

Por que é importante monitorar as aplicações corporativas?

A segurança é um ponto de grande atenção no desenvolvimento de sistemas e softwares para mobile e web. No passado, boa parte das aplicações corporativas eram hospedadas em servidores físicos na empresa e muitas vezes habitavam apenas redes internas dessas organizações, as chamadas intranets.

Hoje, com a popularização do software como serviço, as aplicações usualmente estão hospedadas na nuvem, podendo ser acessadas por qualquer dispositivo que tenha a autenticação correta.

Mas ao contrário do que possa parecer para um leigo, a migração desses serviços para a nuvem não fez com que eles se tornassem mais vulneráveis: pelo contrário, a estrutura de defesa das companhias especializadas que hospedam os sistemas na nuvem é incomparavelmente mais robusta e sofisticada que o que era feito localmente (e ainda é em alguns casos).

É muito improvável que um grande serviço de hospedagem na nuvem sofra consequências com ataques brutos de dicionário que exploram uma criptografia fraca ou malwares de massa. Por outro lado, existe um fator que continua exigindo atenção: o elemento humano.

As aplicações web e mobile podem ser acessadas facilmente por qualquer usuário remoto, desde que ele tenha a autenticação requisitada.

O problema é que essas credenciais podem ter sido tomadas do usuário em um ambiente externo à proteção da nuvem, como um golpe de phishing, que são aqueles e-mails e mensagens fraudulentas que usam da ingenuidade e excesso de confiança das pessoas para conseguir senhas e outros dados sensíveis.

Um outro perigo para a segurança digital pode surgir com colaboradores insatisfeitos ou até pessoas demitidas que por alguma razão ainda possuem acesso ao sistema.

Para se proteger dessas ameaças, existem duas estratégias que podem ser abordadas simultaneamente. A primeira e mais simples é criar um modo extra de segurança na autenticação, exigindo que ela seja feita em duas etapas: além da senha, os usuários precisam inserir um código gerado automaticamente e enviado para os seus celulares.

Outra forma de aprimorar a segurança digital é com o monitoramento constante de atividades nas aplicações. Se um determinado usuário está regularmente verificando informações sensíveis ou tentando destruir dados, isso pode automaticamente gerar um alerta para que a situação seja inspecionada pela equipe técnica.

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Consultoria de TI: por que você precisa de uma?

A área de TI desempenha um papel fundamental no crescimento estratégico de qualquer empresa. É preciso encontrar formas de aplicar os seus recursos de maneira inteligente para otimizar seu desempenho e, consequentemente, de todos os outros setores. Entretanto, nem sempre é fácil enxergar a melhor forma de agir nesse sentido.

É por isso que a consultoria de TI vem se tornando um serviço cada vez mais essencial para as empresas, representando quase que uma questão de sobrevivência. Para que você entenda sua importância, de que forma ela atua e os benefícios de contar com esse serviço, mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre o assunto. Confira!

O que faz uma consultoria de TI?

Quando falamos de uma equipe de TI eficiente, é impossível não começar pensando na questão da organização. Tanto a gestão do time quanto as metodologias utilizadas em seus processos devem estar alinhadas com os objetivos da empresa, de forma que todos os setores se beneficiem dos recursos providos pela TI.

Para começar, podemos citar a reestruturação da equipe para diminuir as falhas. Os consultores analisam os objetivos da empresa e os processos da rotina de TI para oferecerem uma análise do que pode ou deve ser melhorado, buscando adequar o funcionamento geral do time.

De forma geral, a consultoria de TI oferece toda a carga de conhecimento e experiência de profissionais altamente capacitados para otimizar o funcionamento do setor em sua empresa, corrigindo erros e ajustando processos conforme a necessidade.

A importância da consultoria em tecnologia para a empresa

Um dos grandes desafios de qualquer empresa que busca otimizar os processos de seus setores é abstrair da visão condicionada que o ambiente de trabalho nos proporciona. Ao estar envolvido em determinadas atividades, é difícil manter um olhar suficientemente crítico. Esse é um dos maiores diferenciais que uma consultoria pode oferecer.

O olhar de fora é algo extremamente valioso para quem busca identificar pontos a serem melhorados. A experiência dos profissionais de consultoria faz com que eles estejam mais acostumados a entender o cenário de sua equipe baseados em preparo técnico e conhecimento de casos similares em outras empresas.

Além disso, um consultor está apto a intervir nos processos conforme for necessário. Muitas vezes, ao buscar uma solução interna, a empresa acaba esbarrando nos próprios métodos de trabalho e não é capaz de desempenhar uma intervenção eficiente.

Isso inclui, também, possíveis desvios de comportamento dentro da empresa. Apenas um profissional externo, sem relações diretas com os processos internos da empresa, será capaz de apontar e propor formas de corrigir supostos hábitos que prejudicam o desempenho da equipe de TI como um todo.

Vale lembrar que o foco é otimizar o rendimento da equipe e de seus recursos. Por isso, a consultoria deve ser realizada com parceria e engajamento dos funcionários. Rapidamente, eles perceberão que soluções simples poderão servir para melhorar o desempenho de todos.

Onde e como a consultoria de TI age dentro da empresa?

Para entender de forma mais clara como atua a consultoria especializada em TI, destacaremos alguns pontos importantes deste processo. Para começar, falaremos de um item essencial e sempre presente na rotina dos profissionais envolvidos.

Desenvolvimento e implementação de softwares

Sempre que um software precisa ser desenvolvido ou implementado, há a necessidade de um planejamento de execução para essa tarefa. Dificilmente um programa será igual ao outro, o que torna necessário um novo plano de ações.

A consultoria em TI oferece um conhecimento mais sólido sobre as diferentes formas de executar essa tarefa. Tanto com soluções específicas para o desenvolvimento do software quanto contribuindo com um planejamento mais eficaz para a implementação na rotina da empresa.

Identificação de pontos fracos e fortes

O trabalho de um consultor não se resume a apontar erros. É preciso ter um olhar crítico sobre os pontos fortes de uma equipe de TI para compreender qual a melhor forma de aproveitá-los e criar uma estratégia própria de trabalho.

Identificando os pontos fortes e fracos da equipe, a consultoria ajuda sua empresa a atuar pontualmente em busca de melhorias. Uma das formas de alcançar este objetivo é fazendo um mapeamento de processos e avaliando de que forma eles são realizados hoje, para então pensar em prós e contras.

Solução de problemas internos

Como citado anteriormente, é importante contar com uma visão de fora para identificar problemas. Mas o trabalho não para aí. Uma consultoria eficiente ajuda sua empresa a solucionar problemas de uma maneira rápida e eficiente.

Alguns exemplos são questões relacionadas à segurança de arquivos, seja por vazamento de informações ou protocolos de acesso aos dados. Até mesmo uma instabilidade na rede pode ser identificada e corrigida de forma mais simples, algo que uma ação interna demoraria para notar, já que está condicionada àquele ambiente.

Minimizando falhas

De modo geral, a atuação de uma equipe de consultoria busca minimizar as falhas do setor de TI e ampliar as possibilidades de ação. Tendo isso em mente, é possível prever uma gama bem maior de melhorias a serem alcançadas graças a esse serviço.

Para entender melhor, mostraremos a seguir algumas das principais vantagens.

Benefícios da contratação de uma consultoria de TI

Qualidade e segurança

O ponto forte de uma consultoria é oferecer maior qualidade e segurança para dados e processos envolvidos na rotina da equipe de TI. Considerando os fatores citados acima e as possibilidades de atuação dos consultores, podemos concluir que a consultoria oferece uma avaliação crítica extremamente detalhada da dinâmica de sua equipe.

Tanto em questões mais técnicas e pontuais quanto na gestão de projetos, há muito o que pode ser feito e o resultado é maior qualidade no produto final da empresa com segurança na execução dos processos.

Agilidade na entrega

A capacidade de oferecer prospectos e avaliações mesmo durante o período de consultoria faz com que esse serviço acabe sendo procurado em tempo integral por cada vez mais empresas. O trabalho passa a ser uma parceria duradoura e que proporciona melhorias constantes no setor de TI.

Um bom exemplo é a capacidade da consultoria de identificar rapidamente se os softwares utilizados não são muitos e pouco integrados, assim como de oferecer soluções para essa questão. Manter os softwares trabalhando de forma alinhada economiza tempo e dinheiro para toda a empresa.

A consultoria de TI é um investimento extremamente valioso e que traz retorno rapidamente. Faça uma avaliação em sua empresa e veja como ela pode ser a solução que você buscava para otimizar a produtividade interna!

Quer saber mais? Então entre em contato conosco e conheça mais benefícios que sua empresa pode alcançar ao contar com uma consultoria especializada!

Gerenciamento de projetos: importância, como funciona e mais!

O gerenciamento de projetos é uma ação primordial em empresas de tecnologia da informação. Dessa importante etapa depende o sucesso de um novo software ou de um sistema construído para uma organização. O gerenciamento de projetos garante que os objetivos do que foi proposto serão alcançados no tempo estimado e nas condições acordadas.

Antes de entender a importância do gerenciamento de projetos é necessário entender o que é de fato um projeto. De acordo com o conceito apresentado no Guia PMBOK, pode-se definir um projeto qualquer “esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Continue a leitura e entenda a importância e como funciona o gerenciamento de projetos!

Invista tempo para planejar

Nenhum projeto se inicia antes que seja investido muito tempo na etapa de planejamento. O planejamento garante que todas as variáveis sejam pensadas antes que o projeto comece a ser de fato executado. Planejar é importante para que as condições de execução sejam estimadas, de forma que as ações possam ser realizadas com uma orientação segura.

Muitas empresas de sistemas, na ânsia de começarem logo a executar o projeto, dedicam pouco tempo à etapa de planejamento. Isso prejudica o projeto, pois se perde a chance de fazer uma pesquisa mais detalhada sobre o que se pretende realizar. O desenho do sistema e de suas funções pode ficar pouco específico e um tempo mínimo é dedicado ao teste de outros sistemas similares. Para evitar imprecisões no futuro, aprenda a dedicar um bom tempo na etapa de planejamento.

Defina bem o escopo

O escopo do projeto é o que vai definir tudo o que será realizado, portanto, elabore um escopo bem claro e objetivo. Se você vai fazer o gerenciamento de projeto da construção de um novo software, é no escopo que devem estar definidos as funções desse software, as especificações técnicas necessárias, o prazo previsto e outros detalhes primordiais.

Uma máxima rege a gestão de projetos: só será executado aquilo que está previsto no escopo do projeto, nada além disso. Por isso a definição do escopo é uma etapa tão importante e deve ser feita com base na escuta do cliente e em suas necessidades. É muito importante que o escopo não tenha subjetividades e que seja registrado em documento e aprovado pelo cliente antes da execução propriamente dita.

Alinhe expectativas

Esse é um tópico importante e que deve ser visto de forma detalhada com o seu cliente. Muitas vezes o cliente deseja um software e cria expectativas muito maiores do que o produto em si pode dar conta. Por exemplo, se o que se deseja é um software de vendas que reduza o tempo de faturamento das transações comerciais de uma empresa, é interessante mostrar como o software contribuirá para isso tecnicamente.

Cabe destacar que a existência do software por si só não vai aumentar o volume de vendas, pois isso depende de outras variáveis externas. O software vai facilitar a partir do momento que a venda estiver concretizada, agilizando os trâmites necessários ao faturamento. Isso deve ser muito bem esclarecido para que o cliente entenda a função do que está sendo construído.

Tenha um software de gerenciamento de projetos

Um bom software de gerenciamento de projetos pode facilitar muito na hora de fazer esse acompanhamento. O Microsoft Project é conhecido por muitos gestores e é bem fácil de usar. Especialistas em gestão de projetos consideram que ele seja mais um gerenciador de cronograma do que de projetos de fato, mas ele facilita muito as transações.

Os softwares ajudam no acompanhamento geral do projeto, na divisão de tarefas, na visualização do que já foi ou não cumprido. Também podem gerar relatórios e gráficos de produtividade que servem para direcionar o ritmo de trabalho da equipe. A criação de alertas pode apoiar e lembrar os membros sobre atividades e prazos relevantes no andamento do projeto.

Comunique-se

O gerenciamento de projetos envolve muitas atividades, mas, para que tudo realmente funcione, é necessário ter uma comunicação eficaz com a equipe. O gestor do projeto é quem deve direcionar e dar orientações. Devem ser eleitos canais de comunicação que façam diferença no andamento do projeto e na resolução de questões.

Se você faz parte de um projeto da área de TI, lembre-se de que se uma orientação for mal dada ou faltar algum detalhe na hora de executar alguma etapa, todo o trabalho pode ser comprometido. Crie e use os canais que foram determinados para troca de informações sobre o projeto e esclareça quaisquer dúvidas que surgirem no processo. Lembre-se de que, em gerenciamento de projeto, não existe supor que algo será de tal maneira. É importante ter evidencias e estar amparado em dados.

Gerencie riscos

Existe uma máxima que ronda a área de gestão de projetos: a que todo projeto nasce para dar errado. Isso é embasado por estatísticas, afinal, de acordo com dados do Standish Group, cerca de US$145 bi são gastos por ano no mundo em projetos cancelados ou mal sucedidos.

Entretanto, isso só não vai acontecer se todas as variáveis forem acompanhadas de perto. Uma dessas variáveis é o gerenciamento de riscos, que precisa ser feito em qualquer projeto, mas ganha uma importância ainda maior em área de tecnologia.

Todo projeto envolve muitos riscos: de não cumprir os prazos, de estourar o orçamento, de não conseguir mão de obra qualificada, de não funcionar conforme pensado, de a tecnologia escolhida não ser adequada. A forma de lidar com esses riscos é fazer um mapeamento criterioso deles e definir planos de contingências de acordo com cada cenário. Dependendo do nível de gravidade do risco e da probabilidade de sua ocorrência, também pode ser necessário criar medidas corretivas ou preventivas para suas ações.

Como se pode perceber, o gerenciamento de projetos pode garantir o sucesso ou o fracasso do seu trabalho. Nenhum gestor da área de tecnologia se aventura a criar um novo software ou alguma aplicação tecnológica sem fazer um gerenciamento de projeto rigoroso. O mais importante é conseguir identificar gargalos no decorrer do processo e ser capaz de saná-los de forma satisfatória.

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