Se tem um dito empresarial que tem cada vez mais se firmado como verídico, é o que prega que mapeamento de processos é amigo dos resultados corporativos.

Isso porque já está claro que sem profundo conhecimento da realidade do negócio, não é possível traçar estratégias para estancar perdas e otimizar ganhos.

Mapear um processo nada mais é do que desenhar o fluxo das atividades que suportam a empresa. Trocando em miúdos, é como se fosse tirada uma fotografia do negócio e, ali, pudesse ser visualizado o estado real dos processos, envolvendo pontos fracos e fortes.

Esse raio X do empreendimento permite entendê-lo e alcançar a compreensão necessária para começar uma transformação positiva, minimizando problemas e explorando potencialidades.

Neste post, será demonstrado como o mapeamento de processos é vital para subsidiar pequenas revoluções que, aos poucos, colocarão as empresas no rumo certo para alcançar o sucesso desejado. Boa leitura!

Por que você deve mapear os processos da sua empresa?

Para entender a importância da formalização de processos, com registro de todos os fluxos e das regras que os regem, basta imaginar a situação inversa: pensar em uma organização que não tenha processos definidos é ter a imagem do caos. Ali, são constantes os erros, retrabalhos, sombreamentos e gargalos.

O dia a dia passa a ser uma luta constante de combate a incêndios. Assim que um se paga aqui, acolá outro começa. E esse ciclo não tem fim, onerando recursos, desviando a atenção de colaboradores e gestores e prejudicando que a empresa chegue a patamares de competitividade e perenidade no mercado.

O diagnóstico mais comum em organizações que mantêm processos mal estruturados e pouco documentados costuma registrar danos, como queda de produtividade, tempo exagerado para execução de tarefas, desperdício de recursos, riscos de diversas naturezas e desmotivação do corpo funcional.

Por isso é tão relevante iniciar um trabalho de mapeamento de processos, porque além de permitir enxergar a situação real da empresa, permitirá estabelecer fluxos repetíveis, controlados, confiáveis, seguros e eficientes.

Só assim os gestores terão uma visão ampla e realista das fraquezas e das forças da empresa. De posse das informações que só um mapeamento pode oferecer, administradores podem elaborar um planejamento efetivo para que iniciativas sejam implementadas rumo à melhoria do desempenho do negócio.

Como fazer um mapeamento de processos?

No mercado, existem técnicas já consolidadas para um mapeamento, inseridas em metodologias de gestão de processos empresariais.

Mas para uma abordagem mais prática sobre esse tipo de exercício, alguns passos podem ser citados como norteadores para gestores que desejam conhecer melhor o chamado “as is” (situação atual) do negócio, com vistas a estabelecer um futuro otimizado (ou “to be”). Acompanhe!

  1. O primeiro ponto é definir objetivos para o trabalho de mapeamento de processos: com o que ele pretende contribuir? Para a redistribuição das atividades entre setores, para acelerar o tempo de execução das tarefas, para trazer mais eficiência operacional ou para remodelar a estrutura organizacional são alguns exemplos.
  2. Na sequência, devem ser identificados os principais processos organizacionais. Exemplos: receber demanda do cliente, gerenciar o estoque, distribuir produtos, atender o cliente em pós-venda.
  3. Listados os processos mais relevantes, deve-se partir para a identificação das entradas e saídas de cada um deles. No exemplo do processo “receber demanda do cliente”, a entrada é a solicitação recebida e a saída é o registro da solicitação em determinado sistema.
  4. Deve-se, também, identificar os fornecedores e clientes de cada processo. No mesmo caso do processo “receber demanda do cliente”, o fornecedor é o próprio cliente, que entrega um insumo para o processo iniciar seu ciclo, e o cliente é o setor que será acionado após o registro da demanda, podendo ser o de estoque para separação do produto que acaba de ser comprado.
  5. Esses levantamentos geram uma sequência, que pode ser desenhada em um fluxo. Isso facilita a visualização das passagens de mão entre os processos e os intervenientes envolvidos.
  6. Com essa documentação em fluxograma, visualizar pontos de atenção e gargalos fica mais fácil.
  7. Até aqui já se tem elementos para propor melhorias para solucionar as fragilidades identificadas.
  8. Mais uma vez é produtivo transformar o desenho do processo ideal em fluxogramas para documentar o “to be” e as otimizações pensadas.

Pronto, em linhas gerais, pode-se dizer que seguindo esses oito passos será possível ter um mapeamento de processos e um processo racionalizado documentado. Mas o trabalho não para por aí.

É preciso tirar o mundo ideal do papel e praticá-lo no cotidiano da empresa. Depois, é importante monitorar o andamento dos novos fluxos por um tempo, identificar novos problemas e propor mais melhorias.

Isso constitui o ciclo de melhoria contínua de um processo e é isso que garantirá que a empresa estará atuando sempre no limite de suas possibilidades e sempre entregando o máximo de valor possível.

A partir do mapeamento de processos fica muito mais fácil reestruturar a empresa

Com tanta riqueza de informações em mão, o papel do gestor se empodera. E aí, melhorar fluxos e processos torna-se o básico e ações mais avançadas tornam-se viáveis. O melhor exemplo é a reestruturação da empresa como um todo.

Ora, se temos um retrato da organização, já sabemos onde há dificuldades e como elas podem ser solucionadas, por que não partir para uma melhora mais ampla envolvendo também mudanças na estrutura da empresa?

Essa é uma saída interessante para que problemas mais profundos sejam resolvidos com foco na causa. Também constitui um meio para sustentação dos processos otimizados que foram (re)desenhados na etapa anterior.

Durante o mapeamento, é muito comum perceber que sombreamentos e intersecções improdutivas são resultados de uma estrutura mal distribuída ou segregações indevidas. Assim, a cereja do bolo da gestão de processos pode estar exatamente na fase de reestruturação organizacional.

Isso porque transformações estruturais permitirão que cada colaborador e cada departamento recebam os processos com os quais podem lidar de uma maneira mais eficiente. Isso é uma premissa que possibilita que a empresa comece a fazer mais com menos e empregue os recursos disponíveis maximizando os resultados que cada um deles pode oferecer.

É importante frisar que uma reestruturação bem-sucedida impulsiona os negócios e permite experimentar alterações significativas e inovações no padrão vivenciado até então.

Com uma estrutura mais adequada às necessidades do negócio, a empresa ganha em diversos aspectos, especialmente nos relacionados às condições para responder oportunamente às exigências do mercado.

Benefícios da reestruturação de processos

Vimos até aqui defendendo que é útil mapear e reestruturar processos, mas ainda não citamos, objetivamente, os benefícios dessa empreitada. Conheça, agora, as principais vantagens desse tipo de iniciativa:

  • redução de falhas e de gargalos;
  • simplificação dos fluxos de trabalho;
  • minimização de desperdícios e redução de custos;
  • maior padronização garante mais qualidade às entregas;
  • repetibilidade dos fluxos dos processos permite maior controle sobre a esteira produtiva e gerencial;
  • mais fluidez na comunicação entre os setores;
  • maior disseminação dos conhecimentos na organização;
  • redução do tempo de passagem de bastão entre as áreas;
  • redução do tempo de resposta ao cliente;
  • maior eficiência operacional;
  • melhores condições para a tomada de decisão;
  • mais competitividade e melhores condições para maior rentabilidade do negócio.

Esses ganhos podem ser capturados tão logo sejam iniciadas as primeiras mudanças vislumbradas em um desenho de “to be”. Além de técnicas apropriadas, é importante utilizar ferramentas que permitam inserir as características de cada processo, para oferecer a projeção de tendências e cenários de atuação do negócio.

Vale a pena buscar parceiros especializados no mercado, para disponibilizar soluções que automatizem as atividades que comporão o processo otimizado e possibilitem medir sua performance. Isso trará maior controle e a garantia de que tudo andará conforme previsto naquele modelo elaborado com a intenção de aprimorar a realidade do negócio.

É assim que se começa uma cultura de resultados e de gestão eficaz: investindo em mapeamento de processos e evoluindo a empresa para que ela se aproxime, cada vez mais, de seus objetivos estratégicos.

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